rachunkowość finansowa, sprawozdanie finansowe, rachunkowość budżetowa, rozliczenia międzyokresowe
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 5 (461) z dnia 1.03.2018

Rozliczanie w księgach rachunkowych zapomóg wypłacanych pracownikom

Zapomoga to bezzwrotna pomoc finansowa w postaci jednorazowego świadczenia pieniężnego mającego na celu wsparcie finansowe osoby, która z przyczyn od siebie niezależnych znalazła się w trudnej sytuacji życiowej.

Pracodawca może wypłacać zapomogi ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub ze środków obrotowych jednostki. Wypłata zapomogi ze środków obrotowych jest najczęściej wynikiem dobrowolnej decyzji pracodawcy, ale może też wynikać z wewnątrzzakładowych uregulowań obowiązujących u danego pracodawcy.

1. Nowe zasady stosowania zwolnień z PIT dla zapomóg

Do zapomóg otrzymanych w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci ma zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 26 updof. Przy czym z dniem 1 stycznia 2018 r. zmianie uległ limit zwolnienia określony tym przepisem.

Do końca 2017 r. zapomogi otrzymane na okoliczność indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci były wolne od podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł. Natomiast od 1 stycznia 2018 r. ustawodawca wprowadził rozróżnienie limitu zwolnienia ze względu na źródło finansowania zapomóg. Obecnie zapomogi te są wolne od podatku:

  • niezależnie od ich wysokości - gdy są finansowane z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra, oraz
     
  • do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6.000 zł - gdy są finansowane z innych źródeł.

Zapomogi mogą korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie jeszcze jednego przepisu, a mianowicie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. W tym przypadku wystarczy, że są one sfinansowane z ZFŚS - nie musi wystąpić indywidualne zdarzenie losowe, klęska żywiołowa, długotrwała choroba lub śmierć. Jednak także i tu obowiązuje ograniczenie kwotowe. Do końca 2017 r., wolna od podatku dochodowego była wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych - łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Od 1 stycznia 2018 r. limit zwolnienia od podatku dochodowego określony w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof został podniesiony do kwoty 1.000 zł.

Zapomogi wypłacane ze środków obrotowych jednostki lub ze środków ZFŚS, do których nie mają zastosowania przepisy art. 21 ust. 1 pkt 26 oraz pkt 67 updof, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym bez względu na wysokość otrzymanej zapomogi. W takim przypadku pracodawca dolicza kwotę zapomogi do przychodów pracownika ze stosunku pracy uzyskanych w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobiera miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. W celu prawidłowego wyliczenia miesięcznych obciążeń podatkowych pracodawca powinien każdą kolejną wypłatę rozliczać narastająco w danym miesiącu, tj. łącznie z wypłatami wcześniejszymi dokonanymi w tym samym miesiącu. Rozliczenie ostatniej wypłaty będzie wówczas korektą wcześniejszych rozliczeń i wykaże ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego.

2. Oskładkowanie zapomóg wypłacanych pracownikom

Udzieloną pracownikowi zapomogę pracodawca powinien generalnie wliczyć mu do podstawy wymiaru składek i oskładkować. Jest ona bowiem dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, który stanowi dla niego jednocześnie podstawę wymiaru składek ZUS.

W niektórych przypadkach zapomogi pieniężne przyznane ze środków obrotowych zakładu pracy mogą korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek. Ze składek ZUS są bowiem zwolnione (co istotne - bez ograniczenia kwotowego) zapomogi losowe, które zostały wypłacone w przypadku: klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Takie zwolnienie wynika z § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), dalej zwanego rozporządzeniem składkowym. Wypłata ww. zapomóg nie stanowi również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm., dalej zwana ustawą zdrowotną). Jeżeli jednak powodem wypłaty zapomogi ze środków obrotowych jest trudna sytuacja rodzinna i finansowa pracownika, niezwiązana z żadnym z wymienionych wcześniej zdarzeń (tj. klęską żywiołową, indywidualnym zdarzeniem losowym lub długotrwałą chorobą), to od dokonanej wypłaty pracodawca powinien naliczyć składki ZUS.

Oskładkowaniu nie podlegają również zapomogi udzielane pracownikom ze środków ZFŚS - niezależnie od ich wysokości i okoliczności w jakich je udzielono, o ile przyznane zostały na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.) - czyli przy uwzględnieniu sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ZFŚS. Zapomogi takie nie podlegają zarówno składkom na ubezpieczenia społeczne (por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego), jak i na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

3. Ewidencja księgowa zapomóg w zależności od źródeł ich finansowania

Zapomogi wypłacane ze środków ZFŚS

Wydatkowanie środków z ZFŚS na wypłatę zapomogi pieniężnej ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

      - Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

W sytuacji gdy zapomoga podlega opodatkowaniu, naliczoną zaliczkę na podatek dochodowy ujmuje się zapisem:

      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
      - Ma konto 22-3 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku
         dochodowego od osób fizycznych).

Wypłatę zapomogi, po uwzględnieniu podatku, można ująć w sposób następujący:

      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
      - Ma konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych
         środków ZFŚS" lub 13-0 "Rachunek bieżący".

Zwracamy przy tym uwagę, że jeśli wypłata zapomogi finansowanej z ZFŚS oraz zapłata zaliczki na podatek odbędzie się za pomocą konta 13-0 "Rachunek bieżący", to należy dokonać refundacji tych kwot z rachunku ZFŚS, zapisem: Wn konto 13-0, Ma konto 13-5/0.

Przykład

Zapomoga udzielona ze środków ZFŚS w związku z indywidualnym zdarzeniem losowym

I. Założenia:

  1. Jednostka prowadzi ZFŚS, z którego udziela pomocy materialnej i rzeczowej osobom uprawnionym do korzystania z tego funduszu. W związku z indywidualnym zdarzeniem losowym jednemu z pracowników jednostka udzieliła pomocy finansowej (zapomogi) ze środków ZFŚS w wysokości: 1.500 zł. Przy określaniu kwoty zapomogi uwzględniono sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika.
     
  2. Kwota udzielonej zapomogi korzystała ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz nie podlegała oskładkowaniu. Zapomogę wypłacono przelewem bankowym na konto pracownika z rachunku bieżącego jednostki. Następnie kwotę tę zrefundowano z rachunku ZFŚS.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - udzielenie zapomogi pracownikowi ze środków ZFŚS 1.500 zł 85-0 23-4
2. WB - wypłata zapomogi z rachunku bieżącego 1.500 zł 23-4 13-0
3. WB - refundacja środków na zapomogę 1.500 zł 13-0 13-5/0

III. Księgowania:

Zapomoga udzielona ze środków ZFŚS w związku z indywidualnym zdarzeniem losowym

Zapomogi wypłacane ze środków obrotowych pracodawcy

Przyznanie zapomogi ze środków obrotowych pracodawcy odnosi się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej, tzn. na konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednie konto w zespole 5. Rozliczenie zapomogi może przy tym przebiegać zarówno za pomocą konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", jak i 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Zależy to od przyjętych przez jednostkę zasad ewidencji, jak również od tego, czy wypłacono ją w trakcie tego samego miesiąca, lecz przed wypłatą wynagrodzenia, czy łącznie z wynagrodzeniem.

Samo przyznanie zapomogi, która ma zostać wypłacona ze środków obrotowych pracodawcy, może zatem zostać zaewidencjonowane w księgach zapisem:

      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"
         lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub 23-0
          "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji gdy wypłacana zapomoga podlega opodatkowaniu, ujęciu w księgach podlega również zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych, a w przypadku gdy zapomoga podlega również oskładkowaniu - składki ZUS, obciążające zarówno pracownika, jak i pracodawcę.

Z kolei wypłatę zapomogi ze środków obrotowych księguje się zapisem:

      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub 23-0
         "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący".

Przykład

Zapomoga udzielona ze środków obrotowych z powodu trudnej sytuacji życiowej pracownika

I. Założenia:

  1. Jednostka z powodu trudnej sytuacji życiowej pracownika przyznała mu zapomogę pieniężną w kwocie: 1.000 zł brutto. Zapomogę wypłacono 31 stycznia 2018 r. razem z wynagrodzeniem za styczeń, które wynosiło: 2.700 zł brutto.
     
  2. Przyznana zapomoga została wypłacona ze środków obrotowych pracodawcy i podlegała opodatkowaniu i oskładkowaniu.
     
  3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4.
     
  4. Obciążenia składkowo-podatkowe dotyczące wynagrodzenia i zapomogi przedstawiają się następująco:
Wiersz Wyszczególnienie Kwota w zł
1. Wynagrodzenie zasadnicze 2.700,00
2. Zapomoga podlegająca opodatkowaniu i składkom ZUS 1.000,00
3. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1 + wiersz 2) 3.700,00
4. Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 × 13,71%) 507,27
5. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 - wiersz 4) 3.192,73
6. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 × 9%) 287,35
7. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 × 7,75%) 247,44
8. Koszty uzyskania przychodu 111,25
9. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu
(wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 8 - wiersz 4)
3.081,00
10. Zaliczka na podatek (wiersz 9 × 18%) - 46,33 zł 508,25
11. Zaliczka na podatek do przekazania do urzędu skarbowego, po zaokrągleniu
(wiersz 10 - wiersz 7)
261,00
12. Wynagrodzenie i zapomoga wypłacone pracownikowi
(wiersz 1 + wiersza 2 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11)
2.644,38
  1. Przykładowe składki ZUS obciążające pracodawcę naliczone od kwoty: 3.700 zł wyniosły łącznie: 758,13 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - wynagrodzenie zasadnicze 2.700,00 zł 40-4 23-0
2. LP - zapomoga 1.000,00 zł 40-5 23-0
3. LP - składki na ubezpieczenia społeczne potrącone od przychodu pracownika 507,27 zł 23-0 22-3
4. LP - składka na ubezpieczenie zdrowotne 287,35 zł 23-0 22-3
5. LP - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 261,00 zł 23-0 22-3
6. PK - składki ZUS obciążające pracodawcę 758,13 zł 40-5 22-3
7. WB - wypłata wynagrodzenia wraz z zapomogą po potrąceniach 2.644,38 zł 23-0 13-0

III. Księgowania:

Zapomoga udzielona ze środków obrotowych z powodu trudnej sytuacji życiowej pracownika

Przykład

Zapomoga udzielona ze środków obrotowych w związku z indywidualnym zdarzeniem losowym

I. Założenia:

  1. Jednostka w związku z indywidualnym zdarzeniem losowym w styczniu 2018 r. wypłaciła pracownikowi ze środków obrotowych zapomogę w wysokości: 3.000 zł. Było to pierwsze tego typu świadczenie przyznane pracownikowi w roku bieżącym.
     
  2. Zapomoga korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS.
     
  3. Jednostka ewidencjonuje koszty podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - przyznanie zapomogi losowej pracownikowi 3.000 zł 40-5 23-4
2. WB - wypłata zapomogi 3.000 zł 23-4 13-0

III. Księgowania:

Zapomoga udzielona ze środków obrotowych w związku z indywidualnym zdarzeniem losowym

www.PoradnikKsiegowego.pl - Rachunkowość w przykładach liczbowych:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.VademecumKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
Pomocniki Księgowego
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego

Terminarz

lipiec 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
7
8
11
12
13
14
15
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
PODATEK DOCHODOWY - przychody, koszty, środki trwałe, amortyzacja, leasing
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji

WSKAŹNIKI

Bieżące wskaźniki wraz z archiwum

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.