Ujęcie w księgach zwrotu z polisy AC za ubiegły rok

W 2023 r. sprzedaliśmy samochód ciężarowy i złożyliśmy wniosek o zwrot niewykorzystanej składki polisy AC, na którą umowę podpisaliśmy w 2022 r. Polisa ta obowiązywała do listopada 2023 r. i część dotycząca 2023 r. w księgach w całości została odniesiona w koszty w styczniu 2023 r. Czy zwrot tej składki otrzymany w 2024 r. należy rozliczyć w księgach rachunkowych w 2023 r., czy w 2024 r.?

O zwróconą kwotę niewykorzystanej składki AC dotyczącej sprzedanego w 2023 r. samochodu ciężarowego, jeśli sprawozdanie finansowe za 2023 r. nie zostało jeszcze sporządzone, można skorygować koszty działalności operacyjnej w 2023 r. Wpływ środków pieniężnych z tego tytułu należy ująć w księgach w 2024 r. na podstawie wyciągu bankowego.

W przypadku polis AC z reguły sprzedaż pojazdu jest równoznaczna z zakończeniem umowy ubezpieczenia. Wówczas dochodzi do wygaśnięcia ubezpieczenia AC przed upływem okresu, na jaki została zawarta umowa, więc ubezpieczającemu przysługuje zwrot składki za okres niewykorzystanej ochrony ubezpieczeniowej.

Z pytania wynika, że jednostka zawarła w 2022 r. polisę AC, która obejmowała 2022 r. i 2023 r. Zatem polisa dotyczyła dwóch lat obrotowych, a koszty dotyczące przyszłych okresów zasadniczo rozlicza się w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Z opisu można wywnioskować, że jednostka zastosowała uproszczenie polegające na odstąpieniu od rozliczania comiesięcznego składek ubezpieczeniowych i w koszty bilansowe pod datą polisy odniesiono część składki dotyczącą 2022 r., a część dotyczącą 2023 r. zaliczono do kosztów w styczniu 2023 r. Stosowanie takiego uproszczenia powinno wynikać z polityki rachunkowości jednostki.

Jeżeli jednostka zaliczyła składkę AC dotyczącą 2023 r. jednorazowo w koszty stycznia i po sprzedaży samochodu otrzyma zwrot części składki ubezpieczeniowej w 2024 r. przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za 2023 r., w którym sprzedano samochód, można go ująć w 2023 r. na zmniejszenie kosztów działalności podstawowej (przykład).

Przykład

Założenia

W październiku 2023 r. jednostka sprzedała samochód ciężarowy, który był objęty polisą ubezpieczeniową AC. Jednostka o sprzedaży samochodu poinformowała ubezpieczyciela - na skutek sprzedaży polisa ta przestała obowiązywać i powinien nastąpić zwrot środków pieniężnych za okres po sprzedaży samochodu. Polisa AC została zawarta w grudniu 2022 r. i obejmowała okres od 1 grudnia 2022 r. do 30 listopada 2023 r. Należną składkę z tytułu polisy opłacono w 2022 r. w kwocie 3.600 zł. W związku z tym, że kwota ta w ocenie jednostki jest nieistotna, zastosowano uproszczenie (zapisane w polityce rachunkowości) polegające na rozliczeniu składki ubezpieczeniowej proporcjonalnie do lat, których dotyczyła, tj. część składki dotyczącą 2022 r., w kwocie 300 zł (grudzień 2022 r.) odniesiono jednorazowo do kosztów 2022 r. w dacie poniesienia, a część składki dotycząca 2023 r. w kwocie 3.300 zł została odniesiona w koszty jednorazowym zapisem na początku stycznia 2023 r.
W lutym 2024 r. na rachunek bieżący jednostki wpłynął zwrot niewykorzystanej składki polisy AC w kwocie 300 zł.
Jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - wyksięgowanie części zwróconej składki z kosztów działalności operacyjnej (pod datą 31 grudnia 2023 r.):	300 zł	24	40-6
2. WB - zwrot niewykorzystanej części składki AC (zapis w księgach 2024 r.):	300 zł	13-0	24