Ewidencja księgowa refaktury za energię na przełomie roku

W styczniu 2019 r. nasza jednostka otrzymała fakturę za energię elektryczną dotyczącą grudnia 2018 r. Koszty te, zgodnie z umową, refakturujemy na podwykonawcę. Refakturę, która dotyczy kosztów zużycia energii w grudniu 2018 r., wystawiliśmy w styczniu br. W którym okresie powinniśmy ująć w księgach rachunkowych przychód z tej refaktury? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1205103)

Koszt zużytej energii dotyczył grudnia 2018 r., więc należało ująć go w księgach grudnia 2018 r. Stąd przychód, który powstał w wyniku refakturowania tego kosztu na podwykonawcę, powinien zostać zaewidencjonowany również w księgach w grudniu 2018 r.

Refakturowanie polega na obciążeniu innego podmiotu, np. podwykonawcy jako ostatecznego nabywcy, kosztami poniesionymi przez refakturującą jednostkę bez doliczania marży. Refakturowana kwota jest taka sama jak wartość wynikająca z faktury otrzymanej od dostawcy energii elektrycznej. Koszty i przychody dotyczące refakturowania w księgach rachunkowych należy rozliczać w tym samym okresie sprawozdawczym, tak aby na operacjach tych nie powstał wynik. Ma to szczególne znaczenie na przełomie roku. Zatem jeśli koszt wynikający z faktury wystawionej w styczniu 2019 r. dotyczył grudnia 2018 r., to powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych w grudniu 2018 r. Wówczas przychód z tytułu refakturowania kosztów energii elektrycznej na podwykonawcę należy również ująć w księgach grudnia 2018 r., mimo że refakturę wystawiono w styczniu 2019 r.

Przychody i koszty dotyczące refakturowania uznawane są za pośrednio związane z prowadzoną działalnością operacyjną jednostki, więc zalicza się je odpowiednio do pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Trzeba mieć na uwadze, że w omawianej sytuacji zarówno VAT naliczony, jak i VAT należny podlegają rozliczeniu w styczniu 2019 r., dlatego w księgach rachunkowych w grudniu 2018 r. ich wartość wskazane jest ująć na kontach analitycznych przeznaczonych do ewidencjonowania podatku od towarów i usług do rozliczenia w następnym okresie.

Koszty i przychody dotyczące refakturowania w księgach rachunkowych zasadniczo ujmuje się w tym samym okresie sprawozdawczym.

Przykład

Założenia

Jednostka otrzymała w styczniu 2019 r. fakturę za zużycie energii elektrycznej wystawioną w styczniu br., a dotyczącą grudnia 2018 r. w kwocie brutto 1.845 zł (w tym VAT 345 zł). Koszty te zgodnie z umową są refakturowane na podwykonawcę.
W styczniu 2019 r. jednostka wystawiła refakturę na podwykonawcę w kwocie brutto 1.845 zł (w tym VAT 345 zł).

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
Zapisy w księgach grudnia 2018 r.
1. Faktura za zużycie energii elektrycznej:
a) wartość brutto zobowiązania	1.845 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnym okresie	345 zł	22-2	30
c) wartość netto	1.500 zł	76-1	30
2. Refaktura dostawy energii elektrycznej:
a) wartość brutto stanowiąca należność od najemcy	1.845 zł	24
b) VAT należny podlegający rozliczeniu w następnym okresie	345 zł		22-1
c) wartość netto	1.500 zł		76-0