Otrzymana kaucja z tytułu wydania opakowań w księgach sprzedawcy

Jednostka posiada w magazynie opakowań palety. Otrzymała od kontrahenta kaucję za opakowania zwrotne i wydała towar na paletach. Jak zaksięgować otrzymaną kaucję? Czy w przypadku gdy kontrahent nie zwróci palet w umówionym terminie, należy wystawić fakturę sprzedaży?

Otrzymaną kaucję za opakowania zwrotne (tu: palety) należy ująć w księgach rachunkowych po stronie Wn konta 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa", w korespondencji ze stroną Ma konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne kontrahenta - kaucje). Jeżeli palety, za które otrzymano kaucję, nie zostaną zwrócone w umówionym terminie, to sprzedawca zobowiązany jest, na mocy art. 106i ust. 5 ustawy o VAT, wystawić stosowną fakturę.

Kaucja jest określoną sumą pieniędzy wpłaconą jako gwarancja dotrzymania zobowiązania, a jej wysokość wynika z ustalonej w umowie ceny sprzedaży opakowań. Ma na celu zabezpieczyć sprzedawcę przed utratą własnych aktywów obrotowych. W sytuacji gdy nabywca spełni warunki umowy, sprzedawca zwraca nabywcy kaucję. Kaucja uwzględnia kwotę VAT. Ujmuje się ją w momencie otrzymania po stronie Wn konta 13-0 lub 10, w korespondencji ze stroną Ma konta 24. Natomiast wydanie opakowań zwrotnych nabywcy towarów można ująć po stronie Wn konta 31-6/2 "Opakowania poza magazynem", w korespondencji ze stroną Ma konta 31-6/1 "Opakowania w magazynie".

Na mocy przepisów ustawy o VAT pobranie od klienta kaucji za opakowania zwrotne nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu. Z art. 29a ust. 11 ustawy o VAT wynika, że do podstawy opodatkowania nie wlicza się wartości opakowania, jeżeli podatnik dokonał dostawy towaru w opakowaniu zwrotnym, pobierając kaucję za to opakowanie lub określając taką kaucję w umowie dotyczącej dostawy towaru. Wydanie opakowań zwrotnych za kaucją (podobnie jak zwrot tych opakowań), jako czynność wyłączona z podstawy opodatkowania VAT, nie może być zatem dokumentowane fakturą, lecz wewnętrznym dokumentem księgowym (np. notą księgową lub odpowiednio dowodem WZ albo PZ).

Jeżeli natomiast nabywca nie zwróci sprzedawcy opakowań objętych kaucją, to podstawę opodatkowania - na podstawie art. 29a ust. 12 ustawy o VAT - podwyższa się o wartość tego opakowania w dniu następującym po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowania (jeżeli tego opakowania nie zwrócono w terminie określonym w umowie) lub 60. dnia od dnia wydania opakowania (jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu tego opakowania). W celu udokumentowania zwiększenia podstawy opodatkowania VAT, sprzedawca jest zobowiązany, na mocy z art. 106i ust. 5 ustawy o VAT, wystawić fakturę dokumentującą zwiększenie podstawy opodatkowania nie później niż 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania lub 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.

Przykład

I. Założenia:

Jednostka posiada w magazynie opakowania zwrotne m.in. palety. Ujmuje je w księgach na koncie 31-6 "Opakowania". Do konta 31-6 prowadzi ewidencję szczegółową z podziałem na konto 31-6/1 "Opakowania w magazynie" i konto 31-6/2 "Opakowania poza magazynem". W magazynie znajdują się palety o wartości w cenie zakupu: 30 zł/szt. × 300 szt. = 9.000 zł.
Jednostka otrzymała od kontrahenta kaucję za opakowania zwrotne w wysokości: 2.400 zł (tj. 40 zł/szt. × 60 szt.) i wydała towar na 60 paletach.
Kontrahent nie zwrócił palet w umówionym terminie, w związku z tym jednostka wystawiła mu fakturę sprzedaży, dokumentującą należność z tytułu niezwróconych palet.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - wpływ kaucji za opakowania zwrotne	2.400,00 zł	13-0	24
2. WZ - wydanie palet z magazynu: 60 szt. × 30 zł/szt. =	1.800,00 zł	31-6/2	31-6/1
3. Faktura dokumentująca podwyższenie podstawy opodatkowania z tytułu niezwróconych opakowań:
a) wartość netto	1.951,22 zł		74-0
b) VAT należny	448,78 zł		22-2
c) wartość brutto	2.400,00 zł	20
4. WZ - wyksięgowanie z ewidencji opakowań, na które wystawiono fakturę	1.800,00 zł	74-1	31-6/2
5. PK - zaliczenie kaucji na pokrycie należności	2.400,00 zł	24	20