Reklamacje dotyczące usług w ewidencji księgowej nabywcy

Otrzymaliśmy od naszego kontrahenta fakturę za wykonane usługi. Naszym zdaniem, wartość usługi na fakturze jest niezgodna z analizą wykonanej pracy. Dokonaliśmy częściowej płatności za fakturę w kwocie, co do której nie mamy zastrzeżeń. Pozostała kwota, do czasu wyjaśnienia, nie będzie zapłacona wykonawcy. Jak zaksięgować otrzymaną fakturę? Jakich księgowań dokonać w przypadku uznania reklamacji oraz w przypadku jej nieuznania i konieczności dopłaty brakującej kwoty?

1. Zasady ogólne ewidencji reklamacji wartościowych

W sytuacji gdy jednostka zgodnie z zawartą umową wykonuje usługę na rzecz swojego kontrahenta, odpowiada – na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.) – za należyte jej wykonanie. W przypadku gdy jakość świadczonej usługi nie zadowala kontrahenta, może on złożyć reklamację.

Co istotne, reklamacja może odnosić się nie tylko do jakości wykonanej usługi, ale również do jej ceny, marży, rabatu (upustu, bonifikaty), czy błędu w fakturze oraz innych dowodach potwierdzających wykonanie tej usługi. Jeśli w wyniku sprawdzenia otrzymanej od wykonawcy usługi faktury nabywca stwierdzi, że zobowiązanie wobec tego wykonawcy (dostawcy) zostało zawyżone, to może odmówić zapłaty w części, co do której ma zastrzeżenia (tzw. reklamacja wartościowa).

Złożenie reklamacji nie zwalnia jednak nabywcy z obowiązku ujęcia otrzymanej faktury w księgach rachunkowych. Jej ewidencja przebiegać może zapisami:

1) wartość brutto zobowiązania:

– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
– Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

2) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

– Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Jeśli nabywca zakwestionuje tylko część zobowiązania, to może odnieść w koszty działalności operacyjnej lub w koszty środków trwałych w budowie jedynie niekwestionowaną część wykonanej na jego rzecz usługi (w cenie zakupu), dokonując zapisu:

– Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
(w analityce: Usługi obce) lub konto zespołu 5,
albo 08 "Środki trwałe w budowie",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W takim przypadku zazwyczaj reguluje zapłatę zobowiązania wobec wykonawcy (w części niekwestionowanej) i na podstawie wyciągu bankowego dokonuje zapisu:

– Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
– Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

W razie uznania reklamacji za uzasadnioną, wykonawca (dostawca) wystawia fakturę korygującą, na podstawie której nabywca dokonuje następujących zapisów:

1) korekta zobowiązania (wartości brutto):

– Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

2) korekta VAT naliczonego:

– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
– Ma konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie".

Wykonawca usługi może również nie uznać reklamacji za uzasadnioną i wezwać dłużnika do zapłaty należności. W takiej sytuacji nabywca zobowiązany będzie do zapłaty brakującej kwoty i odniesienia w koszty działalności operacyjnej lub w koszty środków trwałych w budowie kwestionowanej części wykonanej usługi (w przypadku wcześniejszego ujęcia jedynie niekwestionowanej części). Reklamacje nieskuteczne (nieuznane), czyli odrzucone przez wykonawcę (dostawcę) w całości lub części, mogą być także dochodzone na drodze sądowej. Z treści pytania nie wynika jednak, że taka sytuacja miała miejsce w jednostce.

Skutki bilansowe uznania i nieuznania reklamacji wartościowej w księgach nabywcy przedstawimy na przykładach liczbowych.

2. Skutki bilansowe uznania reklamacji za uzasadnioną

Przykład

I. Założenia:

1. Za wykonaną w sierpniu 2014 r. usługę jednostka otrzymała od wykonawcy fakturę na kwotę: 4.920 zł brutto (w tym VAT: 920 zł). W ocenie jednostki zobowiązanie wobec wykonawcy usługi zostało zawyżone, w związku z czym złożono reklamację.

2. Jednostka dokonała płatności za wykonaną usługę w części niekwestionowanej, tzn. w kwocie: 3.690 zł brutto (w tym VAT: 690 zł).

3. Reklamację uznano za uzasadnioną, w związku z czym wykonawca usługi wystawił fakturę korygującą zmniejszającą zobowiązanie o kwotę: 1.230 zł brutto (w tym zmniejszenie VAT: 230 zł).

4. Wykonana usługa nie dotyczy środków trwałych w budowie, jej wartość odnoszona jest w koszty działalności operacyjnej poprzez ujęcie na koncie 40-2 "Usługi obce". Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ – faktura dokumentująca wykonaną usługę:
a) wartość brutto zobowiązania	4.920 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	920 zł	22-1	30
c) odniesienie w koszty działalności operacyjnej niekwestionowanej części wykonanej usługi w kwocie netto	3.000 zł	40-2	30
2. WB – zapłata niekwestionowanej wartości wykonanej usługi	3.690 zł	21	13-0
3. FZ – faktura korygująca otrzymana od wykonawcy usługi:
a) korekta zobowiązania (wartości brutto)	1.230 zł	21	30
b) korekta VAT naliczonego	230 zł	30	22-1

III. Księgowania:

Skutki bilansowe uznania reklamacji za uzasadnioną

3. Konsekwencje nieuznania reklamacji przez wykonawcę usługi

Przykład

I. Założenia:

1. Na podstawie poprzedniego przykładu, przy czym wykonawca usługi nie uznał reklamacji za uzasadnioną i wezwał jednostkę do zapłaty brakującej kwoty w wysokości: 1.230 z brutto.

2. Jednostka zdecydowała, że ureguluje zobowiązanie w całości i przelała sporną kwotę na rachunek bankowy wykonawcy.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ – faktura dokumentująca wykonaną usługę:
a) wartość brutto zobowiązania	4.920 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	920 zł	22-1	30
c) odniesienie w koszty działalności operacyjnej niekwestionowanej części wykonanej usługi	3.000 zł	40-2	30
2. WB – zapłata niekwestionowanej wartości wykonanej usługi	3.690 zł	21	13-0
3. PK – odniesienie w koszty działalności operacyjnej kwestionowanej części wykonanej usługi (w cenie zakupu)	1.000 zł	40-2	30
4. WB – zapłata na rzecz wykonawcy brakującej kwoty	1.230 zł	21	13-0