Gazeta Podatkowa nr 86 (2274) z dnia 27.10.2025

Szczepienia pracowników przeciw grypie w ewidencji księgowej

Aby ograniczyć ryzyko nieobecności pracowników w pracy w okresie jesienno-zimowym spowodowanych zachorowaniem na grypę, pracodawcy decydują się sfinansować takie szczepienie w całości lub w części dla chętnych pracowników. Dofinansowanie to trzeba odpowiednio rozliczyć w księgach. Obecnie wiele zakładów pracy zapewnia swoim pracownikom pakiety medyczne, w ramach których oferowane są także szczepienia przeciwko grypie - wtedy kosztów szczepionek nie rozlicza się osobno w księgach.

Szczepienia finansowane obowiązkowo

Obowiązek zapewnienia szczepień przeciwko grypie dotyczy wąskiego grona pracodawców. W myśl art. 222¹ § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), w razie zatrudniania pracownika w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych pracodawca stosuje wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie, a jeżeli jest to niemożliwe - ograniczające stopień tego narażenia, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Takimi środkami mogą być m.in. szczepienia. Przykładowo, jak wynika z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykazu rodzajów czynności zawodowych oraz zalecanych szczepień ochronnych wymaganych u pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy lub podwładnych podejmujących pracę, zatrudnionych lub wyznaczonych do wykonywania tych czynności (Dz. U. z 2012 r. poz. 40), zalecane szczepienia ochronne przeciwko grypie są przewidziane przy czynnościach podejmowanych w trakcie pełnienia służby lub wykonywania pracy w urzędach, jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, Ministra Sprawiedliwości oraz Szefa Służby Celnej - przy wykonywaniu których osoby je wykonujące są narażone na działanie biologicznego czynnika chorobotwórczego mogącego wywołać chorobę zakaźną, a podanie szczepionki przeciw tej chorobie zakaźnej powoduje uodpornienie na nią. Pracownikom zatrudnionym przy wskazanych pracach pracodawca jest więc zobowiązany zapewnić szczepienia przeciwko grypie, jeśli przy wykonywaniu swojej pracy są oni narażeni na działanie wirusa grypy. Wtedy pracodawca jest zobowiązany do poniesienia kosztów zakupu szczepionek i przeprowadzania szczepień.

Zasadniczo pracodawcy nie są więc zobligowani do zapewnienia pracownikom szczepień przeciw grypie. Jednak ze względu na zapewnienie ciągłości pracy w firmie i ograniczenie nieobecności z tytułu zwolnień chorobowych pracowników w okresie jesienno-zimowym dobrowolnie decydują się sfinansować chętnym pracownikom szczepienia przeciw grypie.

Przychód pracownika

Jeśli pracodawca ma prawny obowiązek zapewnienia pracownikowi szczepienia przeciwko grypie, to jego sfinansowanie nie powoduje u pracownika powstania przychodu ze stosunku pracy. Tak wynika m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 1 grudnia 2020 r., nr KDIPT2-2.4011.747.2020.1.AKU.

Natomiast gdy pracodawca nie jest zobligowany przepisami prawa do zapewnienia pracownikowi szczepienia przeciwko grypie, to sfinansowanie takiego szczepienia skutkuje uzyskaniem przez pracownika nieodpłatnego świadczenia, które zasadniczo stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, o ile pracownik nie korzysta ze zwolnienia, np. w ramach ulgi dla młodych lub rodzin 4+. Potwierdzają to organy podatkowe, m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 28 kwietnia 2023 r., nr 0115-KDIT2.4011.69.2023.1.ŁS. Jak stanowi art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o pdof, jeżeli przedmiotem nieodpłatnych świadczeń są usługi zakupione, wówczas wartość pieniężną tych świadczeń ustala się według cen zakupu. Jeśli pracownik zapłacił częściowo za szczepienie, to przychodem dla niego jest różnica pomiędzy wartością świadczenia a kwotą, jaką zapłacił. Przychód ten dolicza się do pozostałych przychodów ze stosunku pracy osiągniętych przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobiera zaliczkę na pdof.

Składki ZUS

Oskładkowaniu nie podlegają szczepienia, do których sfinansowania pracodawca jest prawnie zobligowany.

Z kolei przychód pracownika z tytułu dobrowolnego sfinansowania szczepienia przez pracodawcę podlega oskładkowaniu. Dla celów składek ZUS wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, gdy przedmiotem świadczeń są np. usługi zakupione przez pracodawcę - według cen ich zakupu. Stanowi o tym § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), zwanego rozporządzeniem składkowym.

Co istotne, w przypadku gdy pracownik partycypuje w kosztach szczepienia (nawet w minimalnym stopniu) i prawo do otrzymania takiego częściowo odpłatnego świadczenia (w formie niepieniężnej) wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, to wartość takiego szczepienia nie będzie podlegała oskładkowaniu. Takie zwolnienie wynika z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.

Ujęcie w księgach

Wydatki na szczepionki i szczepienia zaliczane są w księgach do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. W księgach fakturę dokumentującą wykonanie usługi szczepienia przeciw grypie można ująć następująco:

a) wartość wykonanej usługi

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) zaksięgowanie kosztu

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeśli szczepienie sfinansowane przez pracodawcę podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, jego wartość dolicza się do miesięcznego przychodu pracownika i od łącznej kwoty oblicza składki ZUS oraz potrąca podatek dochodowy. Takie potrącenie księguje się na podstawie listy płac:

a) pdof

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: US - pdof),

b) składki ZUS obciążające pracownika

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS),

c) składki ZUS finansowane przez pracodawcę

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS)

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Koszty uzyskania przychodów pracodawcy

Wydatki związane z dobrowolnym finansowaniem szczepień pracownikom mają na celu zmniejszenie ryzyka ich zachorowania na grypę, co zmniejsza ryzyko ich absencji w pracy i zapobiega dezorganizacji w firmie. Szczepienia pracowników mają związek z prowadzoną działalnością i wydatki na nie ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów. Nie wymieniono ich w katalogu wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, tj. w art. 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) oraz w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.).

Zatem wydatki na szczepienia pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust 1 ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 1 ustawy o pdop - bez względu na to, czy pracodawca jest zobligowany do ich finansowania pracownikom, czy nie.

Przykład Założenia Spółka z o.o. prowadząca działalność handlową w październiku 2025 r. sfinansowała w całości pracownikom szczepienia przeciw grypie (nie miała takiego obowiązku prawnego). Wydatki na te szczepienia według faktury wyniosły łącznie 1.400 zł (cena jednego szczepienia to 35 zł). Rozliczenie wynagrodzenia za październik 2025 r. w kwocie 6.000 zł jednego z pracowników w wieku 40 lat (niebędącego uczestnikiem PPK), który skorzystał ze szczepienia przeciw grypie i u którego przy ustalaniu podstawy opodatkowania stosowane są tzw. zryczałtowane podstawowe koszty pracownicze w kwocie 250 zł miesięcznie oraz uwzględniana, przy obliczaniu zaliczki na pdof, kwota zmniejszająca podatek w wysokości 300 zł: Lp. Wyszczególnienie Kwota (w zł) 1 Wynagrodzenie zasadnicze za październik 2025 r.: 6.000,00 2 Wartość nieodpłatnego świadczenia (szczepienie przeciw grypie): 35,00 3 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 6.035,00 4 Składki na ubezpieczenia społeczne (łączna wartość składek emerytalnej, rentowej i chorobowej w części finansowanej przez pracownika): 827,41 5 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: (6.035 zł - 827,41 zł) 5.207,59 6 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (5.207,59 zł × 9%) 468,68 7 Koszty uzyskania przychodów: 250,00 8 Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych: (6.035 zł - 827,41 zł - 250,00 zł) 4.958,00 9 Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu: (4.958,00 zł × 12%) - 300 zł 295,00 10 Kwota netto do wypłaty: (6.000 zł - 827,41 zł - 468,68 zł - 295 zł) 4.408,91 11 Składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracodawcę (6.035 zł × 17,93% - łączna wartość składek emerytalnej, rentowej i wypadkowej w wysokości 1,67%, finansowanych przez pracodawcę): 1.082,08 12 Składka na FP, FS oraz FGŚP: 6.035 zł × (2% + 0,45% + 0,10%) 153,90 13 Łącznie składki obciążające pracodawcę: 1.235,98 Koszty podstawowej działalności operacyjnej ujmowane są jedynie na kontach zespołu 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura dokumentująca usługę szczepienia:    a) wartość wykonanej usługi 1.400,00 zł 30 21    b) zarachowanie do kosztów działalności operacyjnej 1.400,00 zł 40-5 30 2. LP - wynagrodzenie pracownika za październik 2025 r. uwzględniające wartość szczepienia:    a) wynagrodzenie zasadnicze 6.000,00 zł 40-4 23-0    b) składki na ubezpieczenia społeczne 827,41 zł 23-0 22    c) składka na ubezpieczenie zdrowotne 468,68 zł 23-0 22    d) zaliczka na podatek dochodowy 295,00 zł 23-0 22 3. PK - składki finansowane przez pracodawcę: 1.235,98 zł 40-5 22 4. WB - przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika: 4.408,91 zł 23-0 13-0 Księgowania