Koszty usług świadczonych przez firmę windykacyjną

Czy koszty usług firmy windykacyjnej, która prowadzi egzekucje naszych należności, powinny być zarachowane do pozostałych kosztów operacyjnych, czy może do kosztów działalności operacyjnej?

Brak terminowej zapłaty zmusza wielu wierzycieli do dochodzenia swoich należności. Mogą oni prowadzić windykację swoich wierzytelności we własnym zakresie lub też zlecić ich dochodzenie firmie windykacyjnej. W tym drugim przypadku wynagrodzenie należne firmie windykacyjnej powinno wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami.

Koszty usług świadczonych przez firmy windykacyjne zalicza się do kosztów działalności operacyjnej. W księgach rachunkowych ich wartość odnosi się więc odpowiednio w ciężar konta 40-2 "Usługi obce" lub 55 "Koszty zarządu".

Jeśli jednostka stosuje konto 30 "Rozliczenie zakupu", to otrzymaną od firmy windykacyjnej fakturę może zaksięgować zapisem:

a) wartość brutto usługi:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
(w analityce: Rozrachunki z firmą windykacyjną),

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto usługi windykacyjnej:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Koszty usług świadczonych przez firmę windykacyjną można odnosić w ciężar kosztów działalności operacyjnej zarówno gdy jednostka korzysta z usług firmy windykacyjnej sporadycznie w odniesieniu do konkretnych należności, jak i w sytuacji, gdy zawarła z firmą windykacyjną umowę ciągłej współpracy i firma windykacyjna jest zobowiązana do kompleksowej obsługi wszystkich należności.

Przykład

Umowa z firmą windykacyjną zawarta w celu kompleksowej obsługi wszystkich
należności - usługa ciągła

I. Założenia:

Jednostka podpisała umowę ciągłej współpracy z firmą windykacyjną. Z zawartej umowy wynika, iż firma windykacyjna za świadczone usługi pobiera wynagrodzenie w stałej miesięcznej kwocie w wysokości: 3.690 zł brutto (w tym VAT: 690 zł).
Jednostka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ - faktura od firmy windykacyjnej za świadczone usługi ciągłe:
a) wartość brutto usługi	3.690 zł	30	24
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	690 zł	22-1	30
c) wartość netto usługi windykacyjnej - zarachowanie w koszty rodzajowe	3.000 zł	40-2	30
oraz równolegle przeniesienie na konto zespołu 5	3.000 zł	55	49

III. Księgowania:

Umowa z firmą windykacyjną zawarta w celu kompleksowej obsługi wszystkich należności - usługa ciągła

Przykład

Umowa z firmą windykacyjną zawarta w odniesieniu do jednej należności

I. Założenia:

Jednostka sprzedała kontrahentowi towar o wartości brutto: 32.000 zł. Kontrahent nie zapłacił za ten towar, więc jednostka skorzystała z usług firmy windykacyjnej.
Firma windykacyjna odzyskała całą należność, w związku z czym za wykonaną usługę wystawiła fakturę na kwotę brutto: 1.968 zł, w tym VAT: 368 zł,
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 i nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu".

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - wpływ należności od firmy windykacyjnej	32.000 zł	13-0	24
2. PK - przeksięgowanie otrzymanej kwoty na konto kontrahenta (dłużnika)	32.000 zł	24	20
3. FZ - faktura od firmy windykacyjnej za wykonaną usługę:
a) wartość brutto usługi	1.968 zł		24
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	368 zł	22-1
c) wartość netto usługi windykacyjnej	1.600 zł	40-2
4. WB - zapłata za usługę windykacyjną	1.968 zł	24	13-0

III. Księgowania:

Umowa z firmą windykacyjną zawarta w odniesieniu do jednej należności

Jeśli firma windykacyjna potrąci swoje wynagrodzenie bezpośrednio z wyegzekwowanej kwoty, to na rachunek bankowy jednostki zlecającej windykację wpływa należność pomniejszona o wynagrodzenie należne firmie windykacyjnej. W takiej sytuacji jednostka nie dokonuje już zapłaty za wykonaną usługę windykacji (nie wystąpi operacja nr 4 przykładu).

Ponadto, po zaksięgowaniu wpływu wyegzekwowanej przez firmę windykacyjną kwoty w wysokości pomniejszonej o należne jej wynagrodzenie i faktury otrzymanej od tej firmy, na koncie 24 powstanie saldo Ma oznaczające łączną kwotę wierzytelności wyegzekwowanej przez firmę windykacyjną, którą należy przeksięgować na konto dłużnika (zapisem: Wn konto 24, Ma konto 20).