Koszty z tytułu ubezpieczenia grupowego pracowników poniesione przez pracodawcę - ewidencja księgowa

Wartość składek na ubezpieczenie grupowe pracowników w części opłacanej przez pracodawcę, stanowi dla pracodawcy koszt podstawowej działalności operacyjnej. Ewidencja księgowa tych składek zależeć będzie od tego, czy są one opłacane jednorazowo, np. za cały rok z góry, czy też płacone są co miesiąc.

Jeżeli składka na ubezpieczenie grupowe pracowników opłacana przez pracodawcę zostanie zapłacona jednorazowo (z góry), to jej koszt wskazane jest rozliczyć w czasie, na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl bowiem tego przepisu, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 koszt ubezpieczenia wynikający z umowy (polisy) ujmuje się w pełnej kwocie w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
(w analityce: Konto firmy ubezpieczeniowej).

Następnie koszty do rozliczenia w czasie przenosi się na konto przeznaczone do ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Miesięczny odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca ujmuje się zapisem:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Należy pamiętać, że w przypadku gdy kwota opłaconej z góry składki na ubezpieczenie grupowe pracowników nie jest kwotą istotną, to jednostka może - w myśl art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - zastosować uproszczenie i odnieść całą kwotę w ciężar kosztów bilansowych jednorazowo, w dacie zawarcia polisy ubezpieczeniowej.

Jeżeli składki na ubezpieczenie grupowe pracowników będą opłacane co miesiąc, kwota tych składek odnoszona będzie w koszty z chwilą ich zapłaty. Zarachowanie w ciężar kosztów kwoty opłaconej składki odbywać się będzie wówczas zapisem:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący"

oraz równolegle:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli z umowy (polisy) ubezpieczeniowej wynika, że uprawnionym do otrzymania świadczenia z tytułu ubezpieczenia jest pracownik, to składki na ubezpieczenie grupowe pracownika zapłacone przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS księguje się razem z wynagrodzeniem na podstawie listy płac. Ewidencja ta przebiega zapisem:

1) zaliczka na podatek dochodowy:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
(w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku
dochodowego od osób fizycznych),

2) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne
finansowane przez pracownika:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
(w analityce: Rozrachunki z ZUS),

3) składki ZUS finansowane przez pracodawcę:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
(w analityce: Rozrachunki z ZUS)

oraz równolegle: Wn konto zespołu 5, Ma konto 49.

Przykład

Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponosi pracodawca

I. Założenia:

Spółka finansuje ubezpieczenie grupowe dla wszystkich pracowników i opłaca miesięczną składkę w wysokości: 3.800 zł. Uprawnionymi do uzyskania świadczeń z tytułu ubezpieczenia zgodnie z umową są pracownicy.
W danym miesiącu pracownikowi "A" do miesięcznego wynagrodzenia w kwocie: 2.900 zł doliczono wartość finansowanej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie grupowe w wysokości: 38 zł. Od łącznej kwoty wynagrodzenia i składki ubezpieczenia grupowego naliczono i odprowadzono zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS.
Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.
Naliczenie składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na przykładzie pracownika "A" przedstawia poniższa tabela.

*Wiersz*	*Wyszczególnienie*	*Kwota*
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	2.900,00 zł
2.	Składka na ubezpieczenie grupowe opłacona przez pracodawcę	38,00 zł
3.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (wiersz 1 + wiersz 2)	2.938,00 zł
4.	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 × 13,71%)	402,80 zł
5.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 - wiersz 4)	2.535,20 zł
6.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 × 9%)	228,17 zł
7.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 × 7,75%)	196,48 zł
8.	Koszty uzyskania przychodów	111,25 zł
9.	Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 8 - wiersz 4)	2.424,00 zł
10.	Zaliczka na podatek dochodowy (wiersz 9 × 18%) - 46,33 zł	389,99 zł
11.	Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu (wiersz 10 - wiersz 7)	194,00 zł
12.	Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11)	2.075,03 zł
13.	Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (podstawa: 2.938,00 zł):	605,52 zł
	a) składka rentowa i emerytalna: 2.938,00 zł × 16,26% = 477,72 zł
	b) składka wypadkowa: 2.938,00 zł × 1,80% = 52,88 zł
	c) składka na FP i FGŚP: 2.938,00 zł × 2,55% = 74,92 zł

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - uregulowanie składki na ubezpieczenie grupowe pracowników (łącznie za wszystkich pracowników)	3.800,00 zł	40-5	13-0
2. LP - rozliczenie składkowo - podatkowe wynagrodzenia pracownika "A" z uwzględnieniem składki na ubezpieczenie grupowe:
a) wynagrodzenie brutto	2.900,00 zł	40-4	23-0
b) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowane przez pracownika: 402,80 zł + 228,17 zł =	630,97 zł	23-0	22
c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych	194,00 zł	23-0	22
d) składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 477,72 zł + 52,88 zł + 74,92 zł =	605,52 zł	40-5	22