Ewidencja faktur za media na przełomie miesięcy

Faktury kosztowe za media (dostawę energii elektrycznej, usługi telekomunikacyjne, itp.) za dany miesiąc wpływają do jednostki z opóźnieniem. Jak takie faktury ujmować w księgach rachunkowych?

Faktury za media w trakcie roku obrotowego

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane są do ewidencji poniesionych kosztów i uzyskanych przychodów zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jest to jedna z nadrzędnych zasad rachunkowości. Zobowiązuje ona jednostki do ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych, przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jeżeli świadczenia wymienione w pytaniu (tj. za dostawę energii elektrycznej i usługi telekomunikacyjne) zostaną wykonane na rzecz jednostki np. w styczniu 2016 r., natomiast faktury dokumentujące ich wykonanie wpłynęłyby w następnym miesiącu (tj. w lutym 2016 r.), lecz jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za styczeń, to w takim przypadku będzie ona obowiązana do ujęcia kosztów wynikających z tych faktur w księgach rachunkowych stycznia. Natomiast gdyby te faktury wpłynęły do jednostki już po zamknięciu ksiąg rachunkowych za styczeń, wówczas podlegałyby one ujęciu w księgach rachunkowych w miesiącu ich otrzymania, czyli w lutym br. Należy zaznaczyć, że ustawa o rachunkowości nie określa dnia, do którego powinno nastąpić zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany miesiąc. Nakazuje ona do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wynika to z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto art. 24 ust. 1 tej ustawy stanowi, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Przy czym księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,

3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

W trakcie roku obrotowego dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc powinien określić kierownik jednostki, zamieszczając stosowny zapis w tej sprawie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Tym dniem może być na przykład 20. dzień następnego miesiąca. W takim przypadku będzie to ostateczny termin wprowadzenia do ksiąg rachunkowych zapisów dotyczących danego miesiąca, zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia zestawienia obrotów i sald za ten miesiąc. Otrzymaną fakturę za wykonane na rzecz jednostki dostawy mediów, dotyczącą danego miesiąca, ale otrzymaną w miesiącu następnym, wprowadza się do ksiąg rachunkowych na ogólnych zasadach przyjętych przez jednostkę. Odbywać się to może zapisami:

W następnym miesiącu kwotę VAT należy przeksięgować na właściwe konto w zespole 2, zapisem:

Należy też zaznaczyć, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Ponadto, z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT wynika, że odliczenia tego można dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za miesiąc (kwartał), w którym otrzymano fakturę.

Natomiast faktury kosztowe, które jednostka otrzyma już po zamknięciu miesiąca, ujmuje się w księgach rachunkowych tego miesiąca, w którym je otrzymano. Trzeba jednak pamiętać, że inaczej jest na przełomie roku.

Ewidencja kosztów mediów na przełomie roku

Księgi rachunkowe za dany rok zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Zatem koszty dotyczące danego roku obrotowego, wynikające z faktur wystawionych w pierwszych miesiącach następnego roku obrotowego, które wpłyną do jednostki do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za ten rok obrotowy, należy ująć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty (a więc zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ponadto, dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Wynika to z zasady współmierności określonej w art. 6 ust. 2 wymienionej ustawy.

Podstawą ujęcia kosztów mediów w takim przypadku może być:

a) otrzymana faktura, albo

b) dowód "PK - Polecenie księgowania".

W pierwszym przypadku (lit. a) ewidencja faktury wystawionej np. w styczniu 2016 r. za dostawę mediów za grudzień 2015 r., która wpłynie do jednostki w styczniu 2016 r., odbywać się może w księgach rachunkowych grudnia 2015 r. w taki sam sposób jak przedstawiony wcześniej, tj. zapisami:

• wartość brutto zobowiązania: Wn konto 30, Ma konto 21,
   
• VAT naliczony - jeżeli podlega odliczeniu: Wn konto 22-1-2, Ma konto 30,
   
• wartość netto usługi: Wn konto 40-1 albo 40-2 lub konto zespołu 5, Ma konto 30.

Jeżeli jednostka zdecyduje o ujęciu kosztu mediów w księgach rachunkowych grudnia 2015 r. na podstawie dowodu PK (lit. b), wówczas zapis ten będzie wyglądał następująco:

W takim przypadku na podstawie faktury wystawionej i otrzymanej w styczniu 2016 r. jednostka dokona następujących zapisów w księgach rachunkowych stycznia 2016 r.:

a) wartość brutto zobowiązania: Wn konto 30, Ma konto 21,

b) VAT naliczony - jeżeli podlega odliczeniu: Wn konto 22-1-1, Ma konto 30.

W bilansie sporządzonym według wzoru określonego w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości saldo pozostające po stronie Ma konta 21 (ww. lit. a) lub po stronie Ma konta 30 (ww. lit. b) wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. a) albo B.III.3 lit. d) jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług.

Natomiast kwota podatku VAT ujęta po stronie Wn konta 22-1-2 stanowi przyszłą, niewymagalną należność, gdyż na dzień bilansowy nie podlega ona potrąceniu od podatku należnego. Kwotę tego podatku wykazuje się w bilansie w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe" lub w pozycji B.II.3 lit. b) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń - o ile kwota tego podatku nie jest znacząca i nie zniekształci obrazu jednostki.

Dekretacja:

Księgowania:

Zapisy w księgach grudnia 2015 r.:

Zapisy w księgach stycznia 2016 r.:

Koszty usług niezafakturowanych na dzień bilansowy

W praktyce zdarza się, że do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy do jednostki nie wpłyną faktury za wykonane na jej rzecz usługi. Aby rzetelnie i jasno przedstawić swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, jednostka obowiązana jest zaliczyć do kosztów danego okresu sprawozdawczego wartość wykonanych na jej rzecz usług pomimo braku faktur. Podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych będzie w takim przypadku dowód "PK - Polecenie księgowania" sporządzony w oparciu o umowę o świadczenie usług. Jeżeli kwota zobowiązania jest znana jednostce, wówczas dokona ona następującego zapisu w księgach rachunkowych: Wn konto 40 lub konto zespołu 5, Ma konto 30.

Saldo Ma konta 30 wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. a) albo B.III.3 lit. d) - jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług.

Jeżeli kwota zobowiązania nie jest znana, to w takim przypadku oszacowaną kwotę zobowiązania wskazane jest ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Według pkt 2.3. Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe", zobowiązania wynikające z przyjętych przez jednostkę niefakturowanych dostaw i usług zalicza się do zobowiązań z tytułu dostaw i usług, i to także wtedy, gdy ustalenie przez jednostkę dokładnej ilości i/lub ceny dostawy/usługi może wymagać szacunków.

Faktury otrzymane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

Koszty wynikające z faktur otrzymanych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy ujmuje się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym je otrzymano. Odbywa się to jednak z uwzględnieniem zasad określonych w art. 54 ustawy o rachunkowości. Przy czym koszty, które są w ocenie jednostki na tyle istotne, że sprawozdania finansowego za rok lub lata ubiegłe nie można uznać za rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako stratę z lat ubiegłych (w księgach rachunkowych ujmuje się je po stronie Wn konta 82 "Rozliczenie wyniku finansowego").