Gazeta Podatkowa nr 7 (1257) z dnia 25.01.2016

Ewidencja w księgach rachunkowych zakupu mebli do biura

Kupujemy meble do biura - zabudowa stała i wolnostojąca. Cały zestaw będzie kosztował 11 tys. zł, a pojedynczo to mniej niż 3,5 tys. zł. Jak ująć to w księgach rachunkowych? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 969850)

Do wyposażenia budynku zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku, np. wbudowane meble. Wynika to z załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych... (Dz. U. z 2010 r. nr 242, poz. 1622). Stąd wartość wbudowanych na stałe mebli powinna być rozpatrywana jako ulepszenie istniejącego środka trwałego - lokalu czy budynku. Zakładając, że w sytuacji opisanej w pytaniu lokal czy budynek, w którym mieści się biuro, stanowi własny środek trwały jednostki, wydatki na wbudowane meble (np. zabudowę kuchenną czy szafy wnękowe) należy ująć w księgach rachunkowych następująco:

1. Koszty z faktur i innych dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku:

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. OT - przyjęcie ulepszenia po zakończeniu montażu mebli:

- Wn konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Grupa 1 KŚT),

- Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie".

Jeśli wartość ulepszenia środka trwałego w postaci wbudowanych mebli jest niska, to jednostka może przyjąć uproszczenie polegające na odniesieniu wydatków poniesionych na ten cel bezpośrednio w koszty. Rozwiązanie takie dla wydatków na ulepszenie nieprzekraczających 3.500 zł przewidują także ustawy o podatku dochodowym. Możliwość zastosowania takiego uproszczenia w ewidencji księgowej, wraz z graniczną kwotą wydatków, powinna zostać określona w zasadach (polityce) rachunkowości (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Wówczas księgowanie wydatków związanych z wbudowanymi meblami przebiega zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast meble niewbudowane na stałe w budynek (wolnostojące) mogą zostać ujęte w ewidencji środków trwałych, jeśli spełniają definicję określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Gdy meble tworzą jeden połączony zestaw, trzeba uznać, że stanowią jeden kompletny środek trwały jako całość. W innej sytuacji do środków trwałych trzeba wprowadzić pojedyncze elementy mebli. Ustaloną wartość początkową środków trwałych (zbiorczy lub pojedynczy zestaw inwentarzowy) można wprowadzić do ewidencji księgowej zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Grupa 8 KŚT), 

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu". 

Przy czym w przypadku niskocennych składników majątku spełniających definicję środków trwałych można stosować uproszczenie polegające na tym, że ich wartość:

1) ujmuje się w ewidencji środków trwałych i amortyzuje jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub miesiącu następnym albo

2) odpisuje się bezpośrednio w koszty bez ujmowania w ewidencji środków trwałych.

Podobne rozwiązania są możliwe na gruncie ustaw o podatku dochodowym dla składników majątku spełniających definicję środków trwałych o wartości początkowej do 3.500 zł. Sprecyzowania sposobu uproszczenia i granicznej wartości niskocennych składników majątku należy dokonać w zasadach (polityce) rachunkowości.

Jednorazowy odpis amortyzacyjny od niskocennego środka trwałego podlega ujęciu w księgach na tych samych zasadach co comiesięczne odpisy amortyzacyjne.

Z kolei zarachowanie niskocennego składnika majątku bezpośrednio w koszty, bez ujmowania go w ewidencji środków trwałych, przebiega w sposób określony w przykładzie. Warto dodać, że choć nie nakazują tego przepisy ustawy o rachunkowości, jednostka może objąć takie składniki majątku ewidencją pozabilansową. Rodzaj składników majątku ujmowanych w tej ewidencji oraz sposób jej prowadzenia jednostka ustala we własnym zakresie.