Części zamienne wykorzystywane przy świadczeniu usług naprawy maszyn – ewidencja ich zakupu i zużycia

Świadczymy usługi naprawy maszyn. Przy świadczeniu usług zużywamy nabywane przez nas części zamienne. Jak księgować ich zakup i zużycie?

W jednostkach świadczących usługi naprawy maszyn, sprzętu itp., części zamienne zużywane przy świadczeniu tych usług kwalifikuje się do materiałów. Stają się one częścią składową wykonanej przez jednostkę usługi.

W przypadku gdy zakupione przez jednostkę części nie są przekazywanie do zużycia bezpośrednio po zakupie, lecz są przyjmowane do magazynu, powinny zostać w momencie nabycia zaksięgowane na koncie 31 "Materiały". Dopiero w momencie przekazania (wydania) tych części do zużycia ich wartość odnoszona będzie w koszty zużycia materiałów (na podstawie dowodu RW).

Ewidencja księgowa zakupu i przyjęcia części zamiennych do magazynu oraz wykorzystania tych części może przebiegać zapisami:

1. Faktura dokumentująca zakup części zamiennych:

a) wartość brutto faktury:

– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
– Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony, jeżeli podlega odliczeniu:

– Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. PZ – przyjęcie części do magazynu:

– Wn konto 31 "Materiały",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

3. RW – przekazanie części do zużycia:

– Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii"
lub konto zespołu 5,
– Ma konto 31 "Materiały".

Jeśli natomiast nabywane przez jednostkę części są wydawane do zużycia bezpośrednio po zakupie (bez przyjmowania do magazynu), to ich wartość należy księgować bezpośrednio w koszty z pominięciem konta 31 (nie wystąpi wówczas ewidencja magazynowa). Księgowania tego można dokonać na podstawie faktury zakupu, zapisami:

a) wartość brutto faktury:

– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
– Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT podlegający odliczeniu:

– Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto części:

– Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub konto zespołu 5,
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka zakupiła części zamienne wykorzystywane przez nią przy świadczeniu usług naprawy maszyn. Zakup ten udokumentowano fakturą, z której wynikało, iż wartość netto wynosi: 1.700 zł, a VAT: 391 zł.

2. Zakupione materiały jednostka przyjęła do magazynu. Ewidencja magazynowa materiałów prowadzona jest według cen zakupu.

3. W danym okresie wydano do zużycia części o wartości: 650 zł.

4. Do ewidencji kosztów działalności operacyjnej jednostka stosuje konta zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ – faktura dokumentująca zakup części zamiennych:
a) wartość brutto z faktury (kwota zobowiązania)	2.091 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	391 zł	22-1	30
2. PZ – przyjęcie materiałów do magazynu	1.700 zł	31	30
3. RW – wydanie części do zużycia przy świadczeniu usług	650 zł	40-1	31
oraz równolegle zapis na koncie zespołu 5	650 zł	50-3	49