Ujawnienie środka trwałego podczas inwentaryzacji

Najczęściej ujawnia się środki trwałe, w tym nawet budynki po kilkudziesięciu latach. Jak zaksięgować w spółce akcyjnej ujawnienie podczas inwentaryzacji środków trwałych, w tym budynków i budowli (wytworzonych we własnym zakresie lub niewiadomego pochodzenia), jeżeli nie jest znany okres ich wytworzenia lub znajdowania się w spółce?

Generalnie inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się – na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości – na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, to na mocy art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzację m.in. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z kolei regulacje art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości zawierają przepisy szczególne, upraszczające proces inwentaryzacji dla niektórych grup aktywów. I tak, w myśl art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, termin i częstotliwość inwentaryzacji określone powyżej uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. W takiej sytuacji inwentaryzacja może zostać przeprowadzona jednorazowo co 4 lata lub być rozłożona na przestrzeni poszczególnych 4 lat (tzw. inwentaryzacja ciągła). Zatem w wyznaczonym okresie (na przestrzeni określonych 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki objęte danym rodzajem inwentaryzacji.

Naszym zdaniem w latach, w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe wskazane jest inwentaryzować drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości.

Warto w tym miejscu wskazać, że to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji. Jak wynika bowiem z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za ich zgodą. Do obowiązków, których kierownik jednostki nie może przekazać innej osobie, należy przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Wchodzi to w zakres jego normalnych obowiązków.

Druki inwentaryzacyjne dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość

Wprowadzenie ujawnionego środka trwałego do ewidencji bilansowej w celu doprowadzenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych do stanu potwierdzonego spisem z natury, do czasu wyjaśnienia przyczyn nadwyżki, ujmuje się zapisem:

Stosownie bowiem do postanowień art. 41 ustawy o rachunkowości, środki trwałe przyjęte nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Ujęta na koncie 84 kwota stopniowo zwiększa pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych środków trwałych.