Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 11 (635) z dnia 1.06.2025

Ujawnienie niedoboru środka trwałego podczas spisu z natury przeprowadzanego raz na cztery lata

Inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzamy raz na cztery lata, w maju. W wyniku przeprowadzenia inwentaryzacji w bieżącym roku stwierdziliśmy niedobór środka trwałego (komputera). Wartość komputera nie była w pełni zamortyzowana. Wystąpiliśmy z roszczeniem wobec osoby odpowiedzialnej za ten środek trwały. Sprawa trafiła do sądu, który uznał nasze roszczenie. Jak zaksięgować opisaną sytuację? Czy do każdego środka trwałego powinna być zawsze przypisana osoba materialnie odpowiedzialna?

Podstawową metodą inwentaryzacji środków trwałych jest spis z natury, którego dokonuje się co do zasady na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Przy czym termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat (por. art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11) w pkt 10.11 lit. b) doprecyzowuje ten przepis dodając, że inwentaryzacja ww. składników majątku może być przeprowadzana raz na 4 lata w dowolnym dniu roku. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice - wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (por. art. 27 ustawy o rachunkowości).

W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych mogą zostać ujawnione ich niedobory lub nadwyżki. Z pytania wynika, że w jednostce stwierdzono niedobór środka trwałego (komputera), który uznano za zawiniony. Niedobory zawinione to niedobory powstałe na skutek zaniedbań, nadużyć, czy braku ochrony. Można podzielić je na:

1) niedobory bezsporne - osoba odpowiedzialna wyraża zgodę na ich pokrycie; są odnoszone w ciężar rozrachunków z pracownikami,

2) niedobory sporne - osoba odpowiedzialna nie wyraża zgody na ich pokrycie; kierownik jednostki podejmuje decyzję, czy dany niedobór zostanie zaliczony do:

a) niedoborów dochodzonych - wobec osoby uznanej za winną zostaje skierowane na drogę postępowania sądowego roszczenie o zwrot szkody w wysokości poniesionej straty; powstają roszczenia sporne, od których dokonuje się odpisów aktualizujących,

b) niedoborów niedochodzonych - kierownik jednostki rezygnuje z wystąpienia na drogę sądową, godząc się z poniesieniem straty, a zarazem może zastosować wobec osoby odpowiedzialnej sankcje (upomnienie, pozbawienie premii, odwołanie z funkcji, wypowiedzenie); takie niedobory obciążają pozostałe koszty operacyjne.

Niedobory uznane za zawinione i zakwalifikowane do dochodzenia od osób za nie odpowiedzialnych podlegają przeksięgowaniu z konta 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód", na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej". W przypadku gdy kwota dochodzona od osoby odpowiedzialnej jest wyższa od wartości netto środka trwałego, różnicę odnosi się na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Należy pamiętać, że w odniesieniu do należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna, należy dokonać odpisu aktualizującego (por. art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości). Odpisu dokonuje się do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem. Odpisów aktualizujących wartość należności dokonuje się najczęściej od należności spornych, gdyż istnieje wysokie prawdopodobieństwo ich nieodzyskania w całości lub w części. Jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy jednostka ma pewność, że należność będzie odzyskana, może ona odstąpić od ustalania odpisu. Zależnie od rodzaju należności, której odpis dotyczy, zalicza się go odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (por. art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości). Utworzenie odpisu ujmuje się w księgach, zapisem po stronie Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub konta 75-1 "Koszty finansowe", w korespondencji ze stroną Ma konta 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności".

Co do odpowiedzialności za środki trwałe w jednostce, to przepisy ustawy o rachunkowości nie nakazują wyznaczania osoby odpowiedzialnej materialnie za środki trwałe należące do jednostki. Również w KSR nr 11 nie ma informacji na temat obowiązku wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za środki trwałe znajdujące się w jednostce. Osoba odpowiedzialna zdefiniowana została jedynie w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Ze stanowiska tego wynika, że osoba odpowiedzialna to jedna lub więcej osób odpowiadających wspólnie za powierzone im zapasy i/lub za dokumentację obrotu nimi, np. magazynier, kierownik punktu sprzedaży. Osobą odpowiedzialną jest w szczególności osoba, która złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej zapasy zgodnie z Kodeksem pracy. W prawie bilansowym o osobach odpowiedzialnych mówi się zatem w przypadku zapasów, nie zaś w przypadku środków trwałych. Warto dodać, że pracodawca może powierzyć pracownikowi mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się na podstawie art. 124 Kodeksu pracy.