Wydatki na aktualizację programu komputerowego

W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych mamy licencję na użytkowy program komputerowy. W lipcu 2020 r. zakupiliśmy aktualizację tego programu. W jaki sposób zaksięgować takie ulepszenie wartości niematerialnej i prawnej?

Jednostka posiada w ewidencji księgowej wartość niematerialną i prawną w postaci licencji na użytkowy program komputerowy. Zakupionej aktualizacji tego programu nie traktuje się jak ulepszenia posiadanej wartości niematerialnej i prawnej, bo ustawa o rachunkowości nie przewiduje ulepszenia tych składników majątku. Przepisy art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości dotyczące zwiększania wartości początkowej o koszty ulepszenia odnoszą się wyłącznie do środków trwałych.

Wydatki poniesione na aktualizację użytkowanego programu komputerowego będącego wartością niematerialną i prawną mogą stanowić wartość początkową nowej wartości niematerialnej i prawnej, jeśli spełniają definicję określoną w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, w szczególności m.in. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje. Jeśli więc aktualizacja oprogramowania wiąże się z zakupem nowej licencji (albo prawa autorskiego) i spełnia warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, w tym odnośnie użytkowania dłuższego niż rok na potrzeby firmy, to może stanowić nową wartość niematerialną i prawną. W takim przypadku wydatki poniesione na nabycie aktualizacji stanowią jej wartość początkową, którą ujmuje się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jako odrębny składnik majątku. W księgach rachunkowych wprowadza się wtedy nową wartość niematerialną i prawną w ustalonej wartości początkowej (zapis pod datą przyjęcia jej do używania) następująco:

- Wn konto 02 "Wartości niematerialne i prawne",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Oczywiście jednostka może w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości przyjąć uproszczenie w ewidencji majątku trwałego polegające na tym, że m.in. składniki majątku spełniające definicję wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej niebędącej kwotą istotną nie są ujmowane w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, tylko spisywane w koszty w dacie oddania do używania. Jeśli wartość początkowa nabytej w ramach aktualizacji licencji, która mogłaby zostać zaliczona do wartości niematerialnych i prawnych, nie przekracza granicznej wartości ustalonej w zasadach (polityce) rachunkowości dla tych składników majątku, ewidencja księgowa może być następująca:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce albo Pozostałe koszty rodzajowe),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Podobny zapis do powyższego będzie w sytuacji, gdy nabyta aktualizacja programu komputerowego nie wiąże się z nabyciem nowego składnika majątku spełniającego definicję wartości niematerialnej i prawnej.

Przykład

Założenia

Jednostka zakupiła usługę aktualizacji dotychczas użytkowanego programu komputerowego finansowo-księgowego. W ramach tej aktualizacji nie została nabyta licencja na program. Faktura zakupu przedstawiała wartość 984 zł (wartość netto: 800 zł, VAT 184 zł).
Jednostka ujmuje koszty tylko na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za zakup aktualizacji programu:
a) wartość netto	800 zł	30
b) VAT podlegający odliczeniu	184 zł	22-2
c) wartość brutto zobowiązania	984 zł		24
d) odniesienie w koszty usługi aktualizacji	800 zł	40	30
2. WB - zapłata za fakturę:	984 zł	24	13-0