Jak ująć w księgach fakturę zaliczkową na zakup środka trwałego?

W lutym 2018 r. wpłaciliśmy zaliczkę na poczet zakupu środka trwałego i otrzymaliśmy fakturę zaliczkową. Czy wartość netto wynikającą z tej faktury możemy odnieść bezpośrednio na konto środków trwałych, czy musimy czekać do faktury końcowej?

Wartość netto faktury potwierdzającej wpłatę zaliczki na poczet zakupu środka trwałego wskazane jest ująć na koncie 30 "Rozliczenie zakupu", na którym pozostawać będzie do czasu realizacji dostawy. Ujęcia nabytego przez jednostkę środka trwałego na koncie 01 "Środki trwałe" dokonuje się bowiem dopiero w momencie przyjęcia tego składnika majątku do używania i wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych.

Przekazanie zaliczki na zakup środka trwałego w księgach rachunkowych jednostki dokonującej wpłaty ujmuje się zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Co istotne, otrzymanie przez jednostkę będącą podatnikiem VAT zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług wiąże się generalnie z powstaniem obowiązku podatkowego (por. art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Jednocześnie podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty (por. art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (por. art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).

Po otrzymaniu faktury potwierdzającej wpłatę zaliczki na zakup środka trwałego można dokonać następujących zapisów:

a) wartość netto wpłaconej zaliczki:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto zaliczki:

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

W przypadku gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę końcową. Faktura ta stanowi ostateczne rozliczenie danej transakcji i jest wystawiana z zastosowaniem ogólnych zasad przewidzianych przepisami ustawy o VAT. Przy czym w fakturze tej sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

W księgach rachunkowych fakturę końcową dokumentującą zakup środka trwałego można ująć analogicznym zapisem jak fakturę zaliczkową, ujmując wartość netto tej faktury na koncie 30 "Rozliczenie zakupu".

Dopiero w momencie realizacji dostawy nastąpi przeksięgowanie kwoty zgromadzonej na koncie 30 "Rozliczenie zakupu" na konto środków trwałych lub środków trwałych w budowie (jeśli środek trwały wymaga montażu). Odbędzie się to zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe" lub 08 "Środki trwałe w budowie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".