Pierwsze ulepszenie środka trwałego w danym roku podatkowym

W ubiegłym roku kupiliśmy środek trwały. Obecnie dokupiliśmy element do tego urządzenia za kwotę nieprzekraczającą 3.500 zł. Czy o wydatek taki należy zwiększyć wartość początkową środka trwałego, czy też można odnieść go bezpośrednio w koszty?

O ulepszeniu mowa jest w art. 16g ust. 13 ustawy o PDOP oraz art. 22g ust. 17 ustawy o PDOF. Z przepisów tych wynika, że suma wydatków na ulepszenie środka trwałego nieprzekraczająca w danym roku kwoty 3.500 zł może być odniesiona bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów. Zatem jedynie w sytuacji, gdyby przedstawione w pytaniu ulepszenie tego konkretnego środka trwałego było już kolejnym w danym roku, a suma poniesionych wydatków łącznie z poniesionymi wcześniej przekroczyła kwotę 3.500 zł, wówczas należałoby o tę łączną kwotę wydatkowaną (w danym roku) na ulepszenie powiększyć jego wartość początkową. Jednocześnie bieżącej korekcie o wartość wcześniejszych ulepszeń podlegałyby koszty uzyskania przychodów.

Analogiczne rozwiązanie może być również stosowane dla celów bilansowych. Wprawdzie ustawa o rachunkowości w art. 31 ust. 1 stwierdza, że wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia - tj. przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji lub modernizacji, jeżeli powodują wzrost jego wartości użytkowej, nie określając przy tym granicznej kwoty wydatków - to w przypadkach ich małej istotności, w ramach uproszczeń (por. art. 4 ustawy o rachunkowości) stosowanie rozwiązania podatkowego może być uzasadnione. Będzie tak szczególnie w sytuacjach, gdy dzięki temu uda się uniknąć różnic między amortyzacją podatkową a bilansową.

W księgach rachunkowych wydatki na ulepszenie niezwiększające wartości początkowej środka trwałego (ze względu na ich wysokość) mogą być odnoszone w koszty działalności operacyjnej, zapisem:

Ponieważ, jak już wskazano, w myśl przepisów podatkowych koszty ulepszeń (danego środka trwałego) mogą być rozliczone bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów, o ile w roku podatkowym nie przekroczą kwoty 3.500 zł, to dla kontroli przekroczenia takiej wartości należy dokonać odpowiednich adnotacji w ewidencji analitycznej ulepszanego środka trwałego, np. karcie środka trwałego.

Można również w tym celu utworzyć dodatkową (specjalną) analitykę do kont zespołu 4, np. konto 40-1 (w analityce: Koszt ulepszeniowy środka trwałego - nazwa). Wraz z przekroczeniem granicznej kwoty ulepszenia nastąpi przeksięgowanie kosztu z konta 40-1 (zapis po stronie Ma) na stronę Wn konta 01 "Środki trwałe".