Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 11 (275) z dnia 1.06.2010

Licencja na program komputerowy

1. Zasady kwalifikacji składników majątku do wartości niematerialnych i prawnych

Spółka zakupiła licencje na używanie programów komputerowych, których okres użytkowania wynosi dwa lata. Licencje zostały zakwalifikowane jako wartości niematerialne i prawne. Po 2 latach spółka zakupiła kolejną licencję na używanie tego samego programu na kolejne 2 lata i wprowadziła do ewidencji jako nową pozycję wartości niematerialnych i prawnych. Czy spółka prawidłowo ujęła powyższe licencje jako oddzielne wartości niematerialne i prawne?

Przez wartości niematerialne i prawne, w świetle art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Są to w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

• know-how,

• nabyta wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

Definicja ta nie wymienia bezpośrednio programów komputerowych jako pozycji zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych. Mieszczą się one w kategorii autorskich praw majątkowych i licencji zaliczanych do tych wartości.
 

Należy przy okazji podkreślić, iż odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się na zasadach ogólnych (określonych w przepisach art. 32 i 33 ustawy o rachunkowości) drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na okres amortyzacji ustalony przy uwzględnieniu okresu ekonomicznej użyteczności wartości niematerialnej i prawnej. W sytuacji przedstawionej w pytaniu okres ekonomicznej użyteczności wynosi 2 lata.

2. Zakup nowej wersji programu

Jak zakwalifikować zakup aktualizacji programu (zakup nowej wersji)? Czy powinno się ją kwalifikować jako nową wartość niematerialną i prawną, czy odnieść bezpośrednio (jednorazowo) w koszty bieżącego okresu?

Znaczna część programów komputerowych może podlegać tzw. aktualizacji, czyli faktycznemu ulepszeniu w postaci unowocześnienia, przystosowania do zmienionych potrzeb użytkownika lub rozbudowy. Dokonanie aktualizacji wiąże się zazwyczaj z dodatkową opłatą, której wysokość może przekraczać nawet wartość pierwotnej wersji programu komputerowego.

Należy jednak zauważyć, iż do wartości niematerialnych i prawnych nie mają zastosowania przepisy art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dotyczące powiększenia wartości początkowej o koszty ulepszenia. Dlatego też nakłady poniesione np. na aktualizację programu komputerowego bądź jego modyfikację nie powodują ulepszenia wartości niematerialnej i prawnej i to nawet wówczas, gdy nastąpi wzrost wartości użytkowej programu komputerowego.
 

Autorskie prawo majątkowe lub licencję do korzystania z nowej wersji programu komputerowego należy w takiej sytuacji wprowadzić do ewidencji bilansowej, jako nową wartość niematerialną i prawną oraz amortyzować według zasad ogólnych określonych w art. 32 i 33 ustawy o rachunkowości lub dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu przyjęcia do używania.

Zapis księgowy związany z wprowadzeniem wartości niematerialnej i prawnej do używania może być dokonany następująco:
 

Jeśli wartość początkowa nabytego w ramach aktualizacji programu nie przekracza granicznej wartości ustalonej w zasadach (polityce) rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych (np. 3.500 zł), jednostka może odpisać jego wartość bezpośrednio w koszty, zapisem:
 

W przedstawionej sytuacji pojawia się jednak problem starej wersji programu, tzn. licencji lub prawa użytkowania programu komputerowego, którą zastąpiono nową wersją, stanowiącą oddzielny tytuł wartości niematerialnych i prawnych. Naszym zdaniem w odniesieniu do starej wersji programu postępowanie może być następujące:
 

3. Wyksięgowanie wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji bilansowej w związku z zakupem nowej licencji

Program komputerowy używany jest na podstawie nowej licencji. Czy w takim przypadku powinno się dokonać likwidacji (wyksięgowania) starej licencji, która wygasła?

Wartości niematerialne i prawne, do których prawa jednostki wygasły podlegają wyksięgowaniu z ewidencji bilansowej. W przypadku wartości niematerialnych i prawnych całkowicie zamortyzowanych wiąże się to z następującym zapisem: