Ujęcie w księgach wydatków na licencję na program komputerowy

Zakupiliśmy licencję jednostanowiskową na program komputerowy za kwotę netto 1.800 zł. Czy możemy w księgach rachunkowych wydatek ten ująć bezpośrednio w kosztach? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1022371)

Ujęcie wydatków poniesionych na zakup licencji na program komputerowy zależy od tego, czy zostanie ona uznana za wartość niematerialną i prawną. Definicję wartości niematerialnych i prawnych zawiera art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047). Zgodnie z tym przepisem, za wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności m.in. licencje.

W przypadku gdy zakupiona licencja na program komputerowy spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to zasadniczo ujmuje się ją w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Odpisy te, na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokonywane są z uwzględnieniem zasad określonych w art. 32 ust. 1-4 i ust. 6 tej ustawy. W księgach rachunkowych licencję na program komputerowy, która została zakwalifikowana do wartości niematerialnych i prawnych, ujmuje się zapisem:

- Wn konto 02 "Wartości niematerialne i prawne",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Ewidencja księgowa odpisu amortyzacyjnego od tej licencji może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub odpowiednie konto w zespole 5,

- Ma konto 07-2 "Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych".

W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostki mogą stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Wynika to z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy zakupiona wartość niematerialna i prawna w ocenie jednostki ma nieistotną wartość, to na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości można dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od jej wartości początkowej (nie wcześniej niż w miesiącu przyjęcia jej do używania). Jednostki same ustalają, jaka wartość początkowa składnika majątku zaliczanego do wartości niematerialnych i prawnych jest w ich ocenie nieistotna.

Poza tym w stosunku do niskocennych składników majątku spełniających definicję wartości niematerialnych i prawnych jednostki mogą zastosować inne uproszczenie polegające na tym, że wartości niematerialne i prawne nieprzekraczające określonej wartości, np. kwoty granicznej wskazanej w przepisach ustaw o podatku dochodowym (3.500 zł), nie będą zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych. Wówczas ich wartość można ująć bezpośrednio w kosztach działalności operacyjnej.

Trzeba mieć na uwadze, że sposób ujmowania w księgach niskocennych składników majątku spełniających definicję wartości niematerialnych i prawnych powinien wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.

Natomiast w przypadku, gdy zakupiona licencja na program komputerowy, o której mowa w pytaniu, nie spełnia warunków określonych w ustawie o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych, to wydatki na jej nabycie ujmuje się bezpośrednio w kosztach działalności operacyjnej. Wówczas ewidencja księgowa dotycząca ujęcia licencji może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub odpowiednie konto w zespole 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Zakupioną licencję, której wartość została odpisana bezpośrednio w koszty, warto objąć ewidencją pozabilansową.

Przykład

Założenia

Jednostka w sierpniu 2016 r. zakupiła licencję jednostanowiskową na program komputerowy. Z faktury dokumentującej ten zakup wynikało, że jej wartość netto wyniosła 1.800 zł (plus VAT 414 zł).
Zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości jednostki wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3.500 zł, nie są ujmowane w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, a ich wartość jest bezpośrednio odnoszona do kosztów działalności operacyjnej.
Koszty działalności operacyjnej rozliczane są tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura dokumentująca zakup licencji:
a) kwota brutto	2.214 zł	30	24
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	414 zł	22-2	30
c) wartość netto	1.800 zł	40	30