Ewidencja zaliczki na poczet przyszłych usług

Jednostka usługowa organizuje imprezy, np. wesela, zabawy karnawałowe, a także spotkania okolicznościowe. Od swoich klientów otrzymuje zaliczki na poczet przyszłych usług. Są to zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności, jak i firmy. W jaki sposób należy ująć wpłacone kwoty w księgach rachunkowych?

Wpłacone zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług należy ujmować w księgach rachunkowych uwzględniając art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. W momencie otrzymania zaliczki na poczet przyszłych usług u podatnika VAT powstaje obowiązek podatkowy. Jest on zobowiązany do wystawienia faktury na otrzymaną kwotę. Natomiast usługobiorca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury. Wpływ zaliczek na rachunek bankowy lub do kasy można ująć zapisem:

- Wn konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

W momencie wystawienia faktury jednostka dokona następujących zapisów:

a) kwota brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z dostawcami",

b) kwota VAT

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) kwota netto

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Podstawą ujęcia w księgach kwoty zaliczki wpłaconej od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej jest paragon z kasy fiskalnej. W takim przypadku ewidencja księgowa tego zdarzenia może być następująca:

a) kwota brutto zaliczki

- Wn konto 10 "Kasa",

b) podatek należny VAT

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

W księgach rachunkowych wpłacone zaliczki należy ująć w przychodach w dacie realizacji usługi zapisem:

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż usług".

Otrzymane zaliczki należy wykazać w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. e) "Zaliczki otrzymane na dostawy".

Należy mieć na uwadze, że jednostki, które nie są zobowiązane do ewidencjonowania przychodów z zastosowaniem kas rejestrujących, otrzymanych zaliczek nie uwzględniają w rachunku podatkowym. Zaliczki te stają się, co do zasady, przychodem podatkowym w momencie realizacji usługi.

Trzeba jednak wskazać, że począwszy od 1 stycznia 2015 r. podatnicy zobowiązani do rejestrowania obrotów przy zastosowaniu kas fiskalnych zgodnie z przepisami ustawy o VAT, mają możliwość wyboru formy rozliczania przychodów z tytułu pobranych wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które będą wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Zgodnie z art. 14 ust. 1j-1l ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) oraz art. 12 ust. 3g-3i ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.) mogą oni, w pewnych okolicznościach, dokonane wpłaty na poczet przyszłych dostaw towarów i usług zaliczać do przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym już w dniu ich pobrania. Możliwość stosowania tej formy rozliczania przychodów w 2015 r. mają podatnicy kontynuujący w tym roku działalność, którzy w terminie do 20 stycznia 2015 r. zawiadomili o jej wyborze właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Z kolei podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej mają obowiązek zgłoszenia tej formy rozliczania przychodów w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie obrotów przy jej zastosowaniu.