Ewidencja w księgach faktur prognoz

Na początku czerwca 2021 r. otrzymaliśmy sześć faktur prognozujących zużycie energii elektrycznej w okresie od lipca do grudnia 2021 r. Data wystawienia wszystkich faktur jest taka sama, tj. 2 czerwca 2021 r. Na każdej z nich jest inny miesiąc sprzedaży i okres, którego dotyczy szacunkowe zużycie energii (lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień br.). Czy koszty wynikające z tych faktur należy w księgach rachunkowych rozliczać w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe?

Koszty wynikające z faktur prognozujących zużycie energii elektrycznej, co do zasady, należy rozliczać w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jednak jeśli w ocenie jednostki koszty te są nieistotne i dotyczą jednego roku obrotowego, można odnieść je w koszty jednorazowo, pod warunkiem że nie ma to negatywnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zatem wydatki na zużycie energii elektrycznej należy odnosić do kosztów w miesiącu, którego dotyczą. Zapisów w księgach dokonuje się stosując także zasadę współmierności przychodów i kosztów. Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Konsekwencją stosowania tej zasady jest dokonywanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, które polegają na przesunięciu na kolejne okresy całości lub części poniesionych wydatków z tytułu zakupu wynikających np. z faktur prognozujących zużycie mediów, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jeśli Czytelnicy prowadzą pełny rachunek kosztów lub ujmują koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4, faktury prognozy mogą ująć w księgach czerwca 2021 r. w sposób zaprezentowany w przykładzie (operacja 1). Następnie w miesiącu, którego dotyczy prognozowane zużycie energii elektrycznej, należy odpowiednią kwotę przeksięgować z konta 64-0 w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Jeśli jednostka ujmuje koszty tylko w układzie rodzajowym, może tego dokonać zapisem: Wn konto 49, Ma konto 64-0.

Gdy koszty działalności operacyjnej rozliczane są jedynie na kontach zespołu 5, koszty wynikające z faktur prognoz ujmuje się do rozliczenia w czasie zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 21. Zarachowanie kosztów do okresu, którego dotyczą można wtedy ująć: Wn konto w zespole 5, Ma konto 64-0.

Trzeba zaznaczyć, że jednostce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury prognozującej zużycie mediów w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym została ona wystawiona, lecz nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym fakturę tę otrzymała. Jednostka może tego dokonać, o ile faktura prognoza spełnia warunki do uznania jej za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.).

Przykład

Założenia

Na początku czerwca 2021 r. do jednostki wpłynęły faktury prognozujące zużycie energii elektrycznej w budynku administracyjnym w okresie od lipca do grudnia 2021 r., które zostały wystawione w dniu 2 czerwca 2021 r. Na fakturach jest wskazany miesiąc w 2021 r., którego dotyczą, tj.: lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień. Wartość brutto szacowanej kwoty dotyczącej zużycia energii na każdej z faktur wynosi 1.009,34 zł (w tym VAT 188,74 zł).
Jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów. Szacowana wartość zużycia energii elektrycznej została ujęta na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe przychodów" i będzie odnoszona w koszty działalności operacyjnej w miesiącu, którego dotyczy szacowane zużycie energii.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktury prognozy za zużycie energii w okresie od lipca do grudnia 2021 r. (dla uproszczenia łącznie) - zapis w księgach czerwca 2021 r.:
a) wartość brutto (1.009,34 zł × 6 faktur)	6.056,04 zł	30	21
b) VAT naliczony do odliczenia (188,74 zł × 6 faktur)	1.132,44 zł	22-2	30
c) wartość netto (820,60 zł × 6 faktur)	4.923,60 zł	40-1	30
d) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie	4.923,60 zł	64-0	49
2. PK - odniesienie do kosztów wartości zużycia energii elektrycznej za lipiec 2021 r. - zapis w księgach lipca 2021 r.:	820,60 zł	55	64-0