A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 18 (1061) z dnia 20.06.2020

Rozliczenia międzyokresowe kosztów dotyczące polisy AC w części wyłączonej z kosztów podatkowych

Jak ująć w księgach rachunkowych wydatek na zakup polisy dotyczącej samochodu osobowego (środka trwałego), z której część jest wyłączona z kosztów uzyskania przychodów? Czy taka część (NKUP) powinna zwiększyć pozostałe koszty operacyjne? Zaznaczam, że pozostała część wydatku (KUP) zwiększa koszty działalności operacyjnej. Czy można księgować pełną wartość polisy do rozliczenia w czasie, bez wstępnego ujmowania jej na koncie kosztowym?

Polisa AC dotycząca samochodu osobowego stanowiącego środek trwały w całości podlega rozliczeniu w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Dopuszczalna jest ewidencja polegająca na wstępnym odniesieniu całości wartości polisy na koncie 64-0. Dla ułatwienia ustalenia kosztów uzyskania przychodów warto utworzyć odpowiednią analitykę (KUP i NKUP).

Koszty ubezpieczenia samochodu (w tym ubezpieczenia AC) w księgach rachunkowych kwalifikuje się do kosztów działalności operacyjnej i ewidencjonuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub odpowiednim koncie zespołu 5. Koszty te rozlicza się generalnie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, bowiem najczęściej dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Do ewidencji kosztów dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych służy konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Kwotę do rozliczenia przypadającą na jeden okres można ustalić, dzieląc kwotę kosztów na liczbę okresów, na które koszt ma być rozliczony. Rozliczenia takiego można dokonać w odniesieniu do miesięcy lub liczby dni.

Dla celów bilansowych koszty ubezpieczenia samochodu zalicza się do kosztów działalności operacyjnej bez żadnych limitów kwotowych czy procentowych. Natomiast pod względem podatkowym z kosztów uzyskania przychodów podlegają wyłączeniu składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (por. art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o PDOP). Ograniczenie to dotyczy składek na ubezpieczenie, ustalanych w oparciu o wartość samochodu przyjętą do celów ubezpieczenia, tj. generalnie składek na ubezpieczenie AC. Koszty ubezpieczeń ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie polisy ubezpieczeniowej, spełniającej wymogi dla dowodu księgowego, wynikające z art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o rachunkowości.

Przy podejściu klasycznym koszty kwalifikowane do rozliczeń międzyokresowych ujmowane są wstępnie na kontach kosztów rodzajowych (w przypadku prowadzenia kont zespołu 4 oraz 4 i 5), zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",
- Ma konto zespołu 2

i następnie zarachowane są do rozliczenia w czasie, zapisem:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jednak w praktyce księgowej za dopuszczalny uznawany jest również alternatywny sposób ewidencji kosztów rozliczanych w czasie, o którym jest mowa w pytaniu. Polega on na ujmowaniu wydatków podlegających rozliczeniu bezpośrednio na koncie 64-0, pomijając księgowanie na kontach układu rodzajowego i koncie 49. Dopiero w kolejnym etapie na konta zespołu 4 i 5 zarachowuje się odpowiednie części wydatków dotyczące poszczególnych okresów sprawozdawczych.

W sytuacji, gdy część składki na ubezpieczenie AC nie stanowi kosztu podatkowego, do konta, na którym ujmowany jest koszt z tytułu ubezpieczenia, jednostka może wyodrębnić analitykę z podziałem na część stanowiącą koszty uzyskania przychodów i część dotyczącą kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Zatem w przypadku przedstawionym w pytaniu ewidencja rozliczenia kosztów polisy AC może przebiegać następująco:

1. Polisa - kwota składki za cały okres ubezpieczenia - ujęcie kosztów do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe",
- Ma konto zespołu 2.

2. Zapłata zobowiązania wynikającego z zawartej polisy:

- Wn konto zespołu 2,
- Ma konto 13-0 "Rachunek bankowy".

3. Miesięczny odpis składki ubezpieczeniowej:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe"
(w analityce: koszty ubezpieczenia KUP),
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe"
(w analityce: koszty ubezpieczenia NKUP),
- Ma konto zespołu 64-0.

Dodajmy, że w momencie ewentualnej sprzedaży samochodu jednostka powinna zaprzestać aktywowania kosztów ubezpieczenia, a nierozliczoną kwotę odpisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.