Ułatwienia w ewidencji kosztów rozliczanych w czasie

Spółka z o.o. koszty przyszłych okresów dotyczące np. całorocznych czynszów lub serwisów, ubezpieczeń majątkowych rozlicza za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Jakie uproszczenie ewidencyjne może stosować przy ich rozliczaniu, jeśli prowadzi pełny rachunek kosztów?

Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). W miesiącu ich poniesienia koszty przyszłych okresów dotyczące działalności operacyjnej można księgować na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Wtedy w okresach, których dotyczą, odpisuje się je z konta 64-0 na odpowiednie konto kosztowe. Sposób ich rozliczania w jednostce powinien zostać wskazany w polityce rachunkowości. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych najczęściej są dokonywane w równych ratach co miesiąc.

Gdy prowadzony jest pełny rachunek kosztów, rozliczenie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów może przebiegać zapisami:

1. Ujęcie kosztu na podstawie dowodu źródłowego:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",
- Ma np. konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", konto 24 "Pozostałe rozrachunki", konto 30 "Rozliczenie zakupu", konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS).

2. Przeniesienie kosztu do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

3. Zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0.

Przy nieistotnej wartości kosztów przyszłych okresów, w ramach uproszczeń, można ich nie ujmować na koncie 64-0 i jednorazowo odpisać w koszty w miesiącu poniesienia. Takie ułatwienie stosuje się zazwyczaj do nieistotnych kosztów "mieszczących się" w jednym roku. Dotyczy to m.in. podatku od nieruchomości, rocznej opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu, odpisu na ZFŚS.

Koszty podatkowe pośrednio związane z przychodami muszą być rozliczane w rachunku podatkowym na lata, których dotyczą. Dlatego w praktyce, gdy wartość kosztów przyszłych okresów odnosząca się do dwóch lub więcej lat obrotowych jest nieistotna, w księgach przyjmowane jest uproszczenie polegające na odstąpieniu od comiesięcznego rozliczania kosztów z konta 64-0 i rozliczeniu ich w koszty lat obrotowych, których dotyczą.

Można przyjąć uproszczenie ewidencyjne polegające na tym, że wstępne ujęcie kosztu na koncie 64-0 następuje bez zaksięgowania go w kosztach zespołu 4 (przykład). Co istotne, przy takiej uproszczonej ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, czyli pominięciu ich księgowania wstępnie na koncie zespołu 4, saldo konta 64-0 nie jest uwzględniane przy ustalaniu (sprawdzaniu) zmiany stanu produktów.

Przykład

Założenia

We wrześniu 2024 r. spółka z o.o. otrzymała fakturę za roczny czynsz najmu lokalu - siedziby firmy (od września 2024 r. do sierpnia 2025 r.) na kwotę brutto 132.840 zł (w tym VAT 24.840 zł).
Spółka z o.o. prowadzi pełny rachunek kosztów i stosuje uproszczenie w ewidencji kosztów przyszłych okresów - wstępnie nie ujmuje ich na koncie w zespole 4. Nieistotne koszty przyszłych okresów rozliczane są proporcjonalnie do lat, których dotyczą.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za roczny najem lokalu:
a) wartość brutto	132.840 zł		21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	24.840 zł	22-2
c) wartość netto	108.000 zł	64-0
2. PK - odpis kosztów dotyczących 2024 r., tj. (108.000 zł : 12 m-cy) × 4 m-ce:	36.000 zł	40-2	64-0
oraz równolegle	36.000 zł	55	49