Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 18 (642) z dnia 20.09.2025

Koszt polisy ubezpieczeniowej w jednostce stosującej tylko konta zespołu 5

Zawarliśmy umowę ubezpieczenia mienia od ognia i innych żywiołów na 12 miesięcy (od sierpnia 2025 r. do lipca 2026 r.). Składkę za cały rok opłaciliśmy z góry. Wartość składki jest dla nas istotna. Jak rozliczyć w księgach składkę, jeśli koszty ujmujemy tylko na kontach zespołu 5? Czy księgowań dokonać na podstawie polisy?

Co do zasady, koszty związane z ubezpieczeniem majątkowym zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Jeżeli jednostka koszty te ujmuje tylko na kontach zespołu 5, to właściwym kontem, na którym wskazane jest ujmować koszty ubezpieczeń, jest konto 55 "Koszty zarządu". Z pytania wynika, że zapłata składki nastąpiła z góry, a umowa ubezpieczenia obejmuje okres 12 miesięcy, co oznacza że dotyczy przyszłych okresów sprawozdawczych. Przy rozliczeniach kosztów ubezpieczenia jednostka powinna zatem uwzględnić art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (okresem sprawozdawczym może być np. miesiąc lub rok). Czynnym rozliczeniom międzyokresowym podlega kwota kosztów rzeczywiście poniesionych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Odpisy ustala się najczęściej, dzieląc kwotę składki ubezpieczenia za cały okres na liczbę miesięcy lub dzieląc tę kwotę na liczbę dni. Sposób rozliczania kosztów w czasie powinien wynikać z polityki rachunkowości jednostki. Jeżeli ewidencja kosztów podstawowej działalności operacyjnej prowadzona jest wyłącznie na kontach zespołu 5, to koszt ubezpieczenia rozliczany w czasie można zaksięgować bezpośrednio na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", w korespondencji z kontem przeznaczonym do ewidencji rozrachunków z ubezpieczycielem. W kolejnych miesiącach należy odnieść 1/12 wartości składki ubezpieczeniowej na stronę Wn konta 55, w korespondencji ze stroną Ma konta 64-0.

Dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy ubezpieczenia jest polisa. Możliwość uznania polisy za dowód księgowy zależy od tego, czy dokument ten spełnia wymogi określone w art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o rachunkowości. Koszt ubezpieczenia można ująć w księgach bezpośrednio na podstawie polisy, jeżeli spełnia ona wymagania określone w tym przepisie lub na podstawie dokumentu "PK - Polecenie księgowania", sporządzonego w oparciu o oryginał polisy.