Rozliczanie w księgach rachunkowych wydatków na rebranding

Nasza spółka z o.o. poniosła w 2013 roku wydatki na rebranding. Poniesione wydatki stanowią prawie 8% sumy bilansowej i ponad 70% wyniku finansowego spółki. Nakłady te wiązały się ze zmianą kolorów firmowych, loga, wystroju wnętrz, kampanią reklamową w telewizji, prasie i internecie. Działania te były przeprowadzone przez wyspecjalizowane agencje reklamowe na podstawie zawartych umów. Jak rozliczać w księgach rachunkowych takie wydatki przy założeniu, że dotyczące ich koszty zostaną pokryte przychodami w ciągu co najmniej 3 lat?

Przyjmuje się, że rebranding jest to proces zmiany percepcji marki poprzez zmianę elementów jej komunikacji, który najczęściej wiąże się ze zmianą nazwy firmy, wizerunku i/lub logo. Spowodowane to może być repozycjonowaniem produktu lub rozpoczęciem współpracy z innymi firmami. Możliwa jest także potrzeba zmiany przestarzałego wizerunku firmy. Zmiana wizualna jest to tylko jeden z elementów rebrandingu, który przede wszystkim powinien dotyczyć, zgodnie ze strategią marki firmy, produktu lub usługi.

Rebranding jest związany z koniecznością wymiany oznakowań we wszystkich placówkach firmy (jednorazowo lub stopniowo), w publikacjach, samochodach służbowych itp. Niezbędna jest także kampania reklamowa i informacyjna w mediach, w sytuacji zmiany nazwy firmy.

Spółka z o.o. przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest zobowiązana stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ponadto, zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 tej ustawy), dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Z informacji zawartych w pytaniu wynika, że spółka z o.o. poniosła znaczne wydatki na rebranding (zmiana strategii firmy związana m.in. ze zmianą loga). Jest to kwota stanowiąca prawie 8% sumy bilansowej i ponad 70% wyniku finansowego spółki. Ponadto z pytania wynika, iż stworzona w ramach rebrandingu strategia nie będzie zmieniana co najmniej przez okres 3 lat.

Biorąc powyższe pod uwagę, poniesione przez spółkę koszty przedstawionego przedsięwzięcia stanowią wartość istotną z punktu widzenia sumy bilansowej, jak i wyniku finansowego. Ujęcie zatem całej wartości kosztów z tego tytułu w księgach rachunkowych jednego roku obrotowego zniekształciłoby wynik finansowy, a ponadto nie byłaby zachowana przedstawiona powyżej nadrzędna zasada rachunkowości współmierności przychodów i kosztów (jak wynika z pytania, koszty zostaną pokryte, według przewidywań, przychodami co najmniej w ciągu 3 lat).

Dlatego też - naszym zdaniem - koszty rebrandingu powinny być rozliczone w księgach rachunkowych spółki, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ww. ustawy).

Ponadto zarząd spółki powinien ustalić w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, kierując się ww. postanowieniami ustawy o rachunkowości, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń dotyczące przedstawionego w pytaniu rebrandingu, w tym okres rozliczania poniesionych kosztów z tego tytułu.