Koszty rozliczane w czasie - Dodatek nr 16 do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 13 (696) z dnia 1.05.2010

Rozliczenie kosztów prenumeraty prasy

Jak w księgach rachunkowych rozliczyć koszty prenumeraty prasy fachowej za okres styczeń-grudzień 2010 r., jeśli fakturę wystawiono i opłacono w grudniu 2009 r.? Jakie konto rodzajowe obciążyć kosztami prenumeraty - zużycie materiałów, czy pozostałe koszty rodzajowe?

Zgodnie z zasadą memoriału - określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Oznacza to, że jeśli koszt dotyczy przykładowo roku 2010, to powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych 2010 r. - nawet jeśli faktycznie opłacono go już w roku 2009.

Ponadto - stosownie do art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości - dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. W sytuacji, gdy koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Z uwagi na to, że poniesione w 2009 r. wydatki na prenumeratę czasopism na rok 2010 dotyczą przyszłego okresu sprawozdawczego, należy je w księgach rachunkowych aktywować jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów na koncie 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

W przypadku prenumeraty, okres rozliczania kosztów powinien pokrywać się z okresem prenumeraty. Stąd odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów następują w okresach miesięcznych - w równych ratach - przez cały okres korzystania z prenumeraty.

Zaznaczmy jednak, że jeśli w ocenie jednostki kwota prenumeraty nie jest istotna (znacząca) i nie będzie wywierać istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki, wówczas można zastosować uproszczenie - wynikające z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - polegające na jednorazowym odpisaniu kwoty prenumeraty w koszty działalności operacyjnej w styczniu 2010 r. - z pominięciem miesięcznych rozliczeń.

Zwróćmy uwagę, że uregulowania dotyczące rozliczania kosztów w czasie - w okresach miesięcznych bądź jednorazowo - jednostki określają w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości.

Sposób księgowego ujęcia kosztów prenumeraty na odpowiednim koncie rodzajowym powinien wynikać z zakładowego planu kont, stanowiącego część polityki rachunkowości. W praktyce przyjmuje się najczęściej, że koszty prenumeraty ujmuje się na koncie „Zużycie materiałów” - jeśli prenumerata ma charakter papierowy, jeśli natomiast prenumerata ma formę dostępu elektronicznego do czasopisma (np. na stronie internetowej), wówczas jej koszt ewidencjonuje się na koncie „Usługi obce”.

W bilansie koszty prenumeraty aktywowane w postaci czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów ujmuje się po stronie aktywów w pozycji B.IV. jako „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe”.
 

Dekretacja w księgach grudnia 2009 r.:
 

Księgowania w księgach grudnia 2009 r.:

W bilansie sporządzanym na dzień 31 grudnia 2009 r. jednostka wykazała wartość prenumeraty w kwocie 3.600 zł po stronie aktywów - w pozycji B.IV. jako „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe”.

Dekretacja w księgach stycznia 2010 r.:
 

Księgowania w księgach stycznia 2010 r.:

Aż do grudnia 2010 r. jednostka będzie comiesięcznie odpisywać w koszty wartość prenumeraty w wysokości 300 zł.

Jeśli jednostka uznałaby, że kwota prenumeraty nie jest istotna z punktu widzenia rzetelnego i jasnego przedstawienia jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, wówczas kwotą prenumeraty mogłaby obciążyć jednorazowo koszty w styczniu 2010 r. w wysokości 3.600 zł.