Niezafakturowane koszty usług marketingowych

Nasza firma ma podpisaną z kontrahentem umowę na wykonanie usług marketingowych, które rozliczane są co miesiąc. Podstawą ustalenia wartości usług wykonanych i fakturowanych jest określony procent wartości osiągniętego obrotu w danym miesiącu. Faktury te są pozycją istotnie wpływającą na wynik finansowy. Otrzymujemy je jednak nieterminowo, co powoduje istotne wahania wyniku finansowego. Czy możemy podjąć decyzję o księgowaniu wartości usług w ciężar biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, tak aby równomiernie obciążać wynik finansowy w poszczególnych miesiącach?

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w taki sposób, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty.

Ponadto, w myśl zasady memoriału, określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, koszty powinny zostać przypisane do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się m.in. przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (zasada współmierności określona w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Generalnie więc koszty należy księgować do miesiąca, którego dotyczą. Jeśli zaś powstały w innym okresie, należy odnieść je do miesiąca, którego dotyczą, poprzez rozliczenia międzyokresowe.

W praktyce zdarza się jednak, że do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc do jednostki nie wpłyną faktury za wykonane na jej rzecz usługi. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, jednostka zobowiązana jest zaliczyć do kosztów danego okresu sprawozdawczego wartość wykonanych na jej rzecz usług pomimo braku faktur. Podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych będzie w takim przypadku dowód "PK - Polecenie księgowania" sporządzony w oparciu o umowę o świadczenie usług (tu: marketingowych).

Z pytania wynika, iż podstawą ustalenia wartości wykonanych usług jest określony procent wartości osiągniętego obrotu w danym miesiącu. Oznacza to, iż kwota zobowiązania z tytułu wykonanych, lecz niezafakturowanych usług, jest znana pytającej jednostce. W takim przypadku nie jest zasadne ujmowanie kosztów tych usług poprzez rozliczenia międzyokresowe bierne. W księgach rachunkowych niezafakturowaną usługę - na podstawie dowodu PK - można ująć zapisem:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie kosztów"
(w analityce: Dostawy niefakturowane).

Jedynie w sytuacji gdy kwota zobowiązania nie jest jednostce znana, można ująć w księgach rachunkowych oszacowaną wartość tego zobowiązania za pośrednictwem biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Odbywa się to wówczas zapisem:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jak wynika bowiem z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających m.in. ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny. Również Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe" stanowi, że jeżeli jest w nim mowa o biernych rozliczeniach międzyokresowych kosztów, rozumie się przez to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów będące rezerwami. Do biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów będących rezerwami nie zalicza się biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, o których mowa w art. 39 ust. 2 pkt 1 ustawy. Są to m.in. zobowiązania wynikające z przyjętych przez jednostkę niefakturowanych dostaw i usług. Zalicza się je do zobowiązań z tytułu dostaw i usług, i to także wtedy, gdy ustalenie przez jednostkę dokładnej ilości i/lub ceny dostawy/usługi może wymagać szacunków.