Uproszczona ewidencja kosztów podlegających rozliczeniu w czasie

Prowadzimy ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4. Chcemy zapisać w zasadach (polityce) rachunkowości, że koszty podlegające rozliczeniu w czasie będą księgowane w sposób uproszczony, tj. bezpośrednio na koncie służącym ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów z pominięciem ich wcześniejszego ujęcia na koncie zespołu 4. Czy jest taka możliwość? Jeżeli tak, to w jaki sposób będą wówczas przebiegały księgowania np. opłaconego w maju 2017 r. za rok z góry czynszu za najem lokalu handlowego?

W ustawie o rachunkowości nie zostały określone szczegółowe zasady ewidencjonowania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe może zatem we własnym zakresie ustalić w polityce rachunkowości, w jaki sposób będzie prowadzić ewidencję kosztów rozliczanych w czasie.

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów są dokonywane wówczas, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Stanowi o tym art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W księgach rachunkowych koszty takie ujmuje się na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", skąd podlegają rozliczeniu do okresu, którego dotyczą. Czas i sposób rozliczania powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Przykładowo, gdy jednostka opłaciła z góry czynsz za najem lokalu handlowego, to jego wartość powinna rozliczać w równych ratach co miesiąc (czyli wtedy, kiedy ma miejsce wykonanie usługi najmu).

Wydatek ten może również odpisać w koszty jednorazowo (z pominięciem rozliczeń miesięcznych), o ile jego wartość nie jest istotna i nie wywiera znaczącego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki (zapis w tej kwestii powinien znaleźć się w polityce rachunkowości). Przy czym, jeśli umowa najmu dotyczy dwóch różnych lat obrotowych, np. od maja 2017 r. do kwietnia 2018 r., to trzeba ją rozliczyć proporcjonalnie w tych latach. Wskazane jest wówczas dokonać jednorazowego odpisu w koszty maja 2017 r. części dotyczącej danego roku, tj. za okres od maja do grudnia br. Natomiast część odnosząca się do następnego roku, tj. od stycznia do kwietnia 2018 r., powinna zostać odpisana w koszty w styczniu 2018 r.

Księgowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koncie 64-0 może odbywać się na dwa sposoby. Wybór jednego z nich należy zapisać w polityce rachunkowości. W pierwszym z tych rozwiązań koszt ujmuje się na podstawie dokumentów źródłowych z chwilą jego poniesienia w zespole 4 i równolegle przenosi go na konto 64-0 zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". W takim przypadku odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych w ciężar kosztów okresu, którego dotyczą, księguje się: Wn konto 49, Ma konto 64-0.

Drugi sposób polega na tym, że koszty dotyczące przyszłych okresów są od razu, w oparciu o dokumenty źródłowe, z pominięciem ewidencji na koncie zespołu 4, ujmowane na koncie 64-0 (przykład). Następnie z chwilą przyporządkowania wydatków do poszczególnych okresów sprawozdawczych są one przenoszone na stronę Wn konta 40 "Koszty według rodzajów". Istotne jest, że stosując to drugie rozwiązanie, saldo konta 64-0 nie jest uwzględniane przy ustalaniu zmiany stanu produktów.

Przykład

Założenia

W maju 2017 r. jednostka zawarła umowę najmu lokalu handlowego na okres od maja 2017 r. do kwietnia 2018 r. Zgodnie z umową zapłata nastąpiła za cały okres najmu. Wartość zapłaty na podstawie otrzymanej faktury wyniosła łącznie 73.800 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 13.800 zł).
Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka ewidencjonuje koszty tylko w zespole 4. Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych ujmuje bezpośrednio na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".
Koszt najmu został uznany za istotny i podlega rozliczeniu w czasie.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - zapłata z góry za najem lokalu handlowego:	73.800 zł	21	13-0
2. Faktura za zakup usługi najmu:
a) wartość brutto zobowiązania	73.800 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	13.800 zł	22-2	30
c) wartość usługi netto	60.000 zł	64-0	30
3. PK - zarachowanie kosztu dotyczącego maja 2017 r. (60.000 zł : 12 m-cy):	5.000 zł	40	64-0