A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 25 (744) z dnia 1.09.2011

Najem (dzierżawa) w ewidencji księgowej

W księgach rachunkowych dzierżawcy lub najemcy wydatki na czynsz z tytułu najmu bądź dzierżawy zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:

      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub odpowiednie konto zespołu 5
        (w analityce: Usługi obce),
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W sytuacji, gdy czynsz z tytułu najmu bądź dzierżawy jest opłacany z góry, w księgach najemcy lub dzierżawcy podlega on rozliczeniu za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jak wynika bowiem z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych, a koszt najmu lub dzierżawy niewątpliwie dotyczy przyszłych okresów. W przypadku najmu i dzierżawy okres rozliczania kosztów będzie pokrywał się z okresem, na jaki zawarto umowę najmu bądź dzierżawy i będzie odpisywany w równych ratach miesięcznych.

Jedynie, jeżeli wartość czynszu nie jest istotna i nie wywiera znaczącego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki, wartość czynszu za najem bądź dzierżawę można odpisać jednorazowo w koszty - z pominięciem rozliczeń miesięcznych. W sytuacji, gdy umowa dotyczy dwóch różnych lat obrotowych - pomimo stosowania uproszczenia - wskazane jest dokonać jednorazowego odpisu części dotyczącej danego roku w momencie podpisania umowy oraz drugiej części z początkiem następnego roku obrotowego.

Przykład

W sierpniu 2011 r. zawarto umowę najmu pomieszczeń administracyjnych. Umowa obejmuje okres od września 2011 r. do sierpnia 2012 r. Najemca zapłacił "z góry czynsz" za 12 miesięcy, w kwocie brutto: 14.760 zł, w tym VAT 2.760 zł. Wartość czynszu dotyczącą bieżącego roku (wrzesień-grudzień) odpisano jednorazowo w koszty. Jednostka prowadzi pełną ewidencję kosztów.

Dekretacja:

Opis operacji:	Kwota	Konto
Opis operacji:	Kwota	Wn	Ma
1. WB - wpłata czynszu na rachunek wynajmującego:	14.760 zł	21	13-0
2. Faktura VAT dokumentująca usługę najmu:
a) wartość brutto faktury:	14.760 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:	2.760 zł	22-1	30
c) zarachowanie kwoty netto czynszu w koszty:	12.000 zł	40	30
3. PK - przeniesienie kosztów czynszu pobranego z góry do rozliczenia w przyszłych okresach sprawozdawczych:	12.000 zł	64-0	49
4. PK - koszty w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy: 12.000 zł : 12 m-cy x 4 m-ce =	4.000 zł	55	64-0

Księgowania:

Dla celów bilansowych nakłady na ulepszenie obcego środka trwałego kwalifikowane są jako ulepszenia w obcym środku trwałym. W trakcie budowy (prac) nakłady takie (na ulepszenie cudzego środka trwałego) odnoszone są na konto 08 "Środki trwałe w budowie" (strona Wn), skąd po zakończeniu ulepszenia są przeksięgowywane:

- Wn konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Ulepszenia w obcych środkach
trwałych), Ma konto 08.

Po wygaśnięciu umowy najmu (dzierżawy), wyksięgowanie "ulepszenia" z ewidencji przebiega na zasadach ogólnych, zapisem:

a) dotychczasowe umorzenie:

- Wn konto 07 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych", Ma konto 01;

b) nieumorzona wartość środka trwałego:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 01.

Należy pamiętać, że przedstawione zasady ewidencji nie dotyczą umów spełniających warunki umowy leasingu finansowego.