W ciężar jakich kosztów zaliczyć wydatki na obsługę serwisową zakupionego sprzętu komputerowego?

Zakupiliśmy sprzęt komputerowy. Dostawca obciążył nas dodatkowo polisą serwisową. Komputery nie będą w ewidencji środków trwałych. Fakturę za polisę serwisową wystawiono z VAT. W jakie koszty rodzajowe zaksięgować taki wydatek?

Zakładamy, iż jednostka zawarła z dostawcą sprzętu komputerowego umowę objęcia tego sprzętu opieką serwisową, na co otrzymała fakturę. Wykupiona przez jednostkę usługa wsparcia serwisowego będzie podlegała zatem zaliczeniu w ciężar kosztów działalności operacyjnej. W ewidencji księgowej jednostek stosujących rodzajowy podział kosztów, wydatek taki może być księgowany w ciężar konta 40-2 "Usługi obce" lub 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe". Z kolei w jednostkach stosujących pełną ewidencję kosztów (zespół 4 i 5) lub tylko konta zespołu 5, wydatek taki zwiększy koszty wydziału, którego dotyczyła omawiana usługa (np. konto 50, 52, 53) lub koszty ogólnozakładowe (konto 55).

Jeżeli koszt takich usług jest ponoszony z góry i dotyczy przyszłych okresów sprawozdawczych, wskazane jest rozliczać go za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Przypomnijmy, iż w jednostkach prowadzących ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 lub jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5, koszty zakwalifikowane do rozliczenia w przyszłych okresach sprawozdawczych są wstępnie ujmowane - na podstawie dokumentów źródłowych - na koncie kosztów rodzajowych w pełnej kwocie. W przedstawionej sytuacji odbędzie się to zapisem:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub 40-9 "Pozostałe
koszty rodzajowe",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub 21 "Rozrachunki
z dostawcami".

Następnie część dotyczącą przyszłych okresów sprawozdawczych (podlegającą aktywowaniu) przenosi się w ciężar czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe
kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Odpis tych kosztów w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy odbywać się będzie zapisem:

1) w przypadku ewidencji na kontach zespołu 4:

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe
kosztów",

2) w przypadku ewidencji na kontach zespołu 4 i 5:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe
kosztów".

Jednostki mogą stosować także inny sposób ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Koszty przewidziane do rozliczenia w czasie można bowiem ujmować bezpośrednio z dokumentów źródłowych na koncie 64-0, czyli z pominięciem kont 40 i 49, np. zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 30. Następnie część czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczącą bieżącego okresu zalicza się w koszty działalności operacyjnej, zapisem:

1) w jednostce stosującej wyłącznie konta zespołu 4: Wn konto 40, Ma konto 64-0,

2) w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5: Wn konto 40, Ma konto 64-0 oraz księgowanie równoległe: Wn konto zespołu 5, Ma konto 49.