Czy koszty przyszłych okresów muszą być rozliczane co miesiąc?

Koszty odnoszone do rozliczenia w czasie za pośrednictwem konta czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, np. koszty ubezpieczenia majątkowego, w części dotyczącej danego roku ujmuję w księgach rachunkowych jednorazowo. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

TAK, pod warunkiem, że kwota poniesionych kosztów w ocenie jednostki jest nieistotna, a jej jednorazowe ujęcie nie ma negatywnego wpływu na obraz sytuacji finansowej i majątkowej jednostki oraz jej wynik finansowy. Wynika to z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Ponadto odpowiedni zapis w tej sprawie powinien być zawarty w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości.

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeśli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Stanowi tak art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób ich rozliczania powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Zatem wydatki dotyczące przyszłych okresów, np. koszty ubezpieczeń majątkowych, powinny być aktywowane na koncie 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów", a następnie rozliczane w koszty w części, która dotyczy danego okresu. Ewidencja księgowa związana z rozliczaniem w czasie wydatków na ubezpieczenia, na podstawie polisy, w jednostce rozliczającej koszty działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym może przebiegać zapisami:

a) zarachowanie kosztów ubezpieczenia na podstawie polisy

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) odpis części kosztów przypadającej na dany miesiąc

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Dla celów bilansowych koszty ubezpieczenia, które w ocenie jednostki są nieistotne, nie muszą być rozliczane co miesiąc. Może ona przyjąć uproszczenie polegające na ujęciu ich jednorazowo w kosztach. Przy czym w praktyce, aby zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi, w zasadach (polityce) rachunkowości przyjmuje się, że nieistotną kwotę wydatków, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, w części dotyczącej danego roku ujmuje się jednorazowo w kosztach tego roku.

Przykład

Założenia

Jednostka wykupiła za kwotę 4.800 zł polisę ubezpieczeniową dotyczącą firmowej nieruchomości. Czas obowiązywania polisy obejmuje okres od lutego 2016 r. do stycznia 2017 r.
Zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości koszty ubezpieczeń są rozliczane w czasie za pośrednictwem konta 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów". Jednostka stosuje uproszczenie polegające na tym, że koszty ubezpieczenia uznane za nieistotne ujmowane są w księgach jednorazowo w części dotyczącej danego roku obrotowego.
Koszty działalności operacyjnej rozliczane są tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Polisa ubezpieczeniowa (koszt całkowity ubezpieczenia za okres od lutego 2016 r. do stycznia 2017 r.)	4.800 zł	40	24
2. PK - przeniesienie kosztów ubezpieczenia w części dotyczącej 2017 r. do rozliczenia w styczniu 2017 r.	400 zł	64	49