Ujęcie w księgach otrzymanej zaliczki na dostawę towarów

Kontrahent, z którym podpisano umowę na dostawę towarów, wpłacił na rachunek bieżący jednostki częściową zaliczkę na tę dostawę. W tym samym dniu wystawiono fakturę zaliczkową. Czy kwotę otrzymanej zaliczki należy ująć w księgach rachunkowych jako rozliczenia międzyokresowe przychodów?

TAK. Rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują m.in. równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych. Wynika to z art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Dla celów bilansowych otrzymanie zaliczki nie jest przychodem. Powstaje on dopiero w momencie sprzedaży towarów, których zaliczka dotyczy. Wpływ na rachunek bieżący jednostki zaliczki od kontrahenta ujmuje się zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Ewidencja księgowa wystawionej faktury zaliczkowej dokumentującej otrzymanie częściowej zapłaty może być następująca:

a) wartość brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Wydanie towarów z magazynu następuje na podstawie dowodu Wz, który można ująć zapisem:

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

- Ma konto 33 "Towary".

Po dokonaniu sprzedaży towarów objętych zaliczką jednostka powinna wystawić fakturę końcową. Jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje część należnej zapłaty, to na fakturze końcowej wartość towarów należy pomniejszyć o otrzymaną zapłatę, a kwotę VAT o wartość podatku wykazanego na fakturze zaliczkowej. Ewidencja księgowa faktury końcowej może przebiegać zapisem:

a) wartość brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto

- Ma konto 73-0 "Sprzedaż towarów".

Równolegle należy dokonać przeksięgowania zaliczki ujętej na koncie 84 zapisem:

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

- Ma konto 73-0 "Sprzedaż towarów".

Przykład

Założenia

Jednostka podpisała z kontrahentem umowę na dostawę towarów, których wartość brutto wynosi 110.700 zł.
W dniu 29 grudnia 2015 r. na rachunek bieżący jednostki wpłynęła zaliczka na dostawę tych towarów w kwocie 36.900 zł. W tym samym dniu wystawiono fakturę zaliczkową, której wartość netto wynosiła 30.000 zł (plus VAT 6.900 zł).
Towar został wydany odbiorcy 14 stycznia 2016 r. Jego wartość w cenie zakupu wyniosła 71.000 zł. W tym samym dniu wystawiono fakturę końcową dokumentującą dostawę towarów. Wartość netto sprzedanych towarów wynikająca z faktury końcowej wyniosła 60.000 zł (plus VAT 13.800 zł).

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
Zapłaty w księgach grudnia 2015 r.
1. WB - wpływ zaliczki na dostawę towarów:	36.900 zł	13-0	20
2. Faktura zaliczkowa dokumentująca otrzymaną zapłatę:
a) wartość brutto	36.900 zł	20
b) VAT należny	6.900 zł		22-1
c) wartość netto	30.000 zł		84
Zapisy w księgach stycznia 2016 r.
3. Wz - wydanie towarów z magazynu:	71.000 zł	73-1	33
4. Faktura końcowa dokumentująca dostawę towarów:
a) wartość brutto	73.800 zł	20
b) VAT należny	13.800 zł		22-1
c) wartość netto	60.000 zł		73-0
5. PK - przeksięgowanie otrzymanej zaliczki:	30.000 zł	84	73-0

Księgowania w grudniu 2015 r.

Ujęcie w księgach otrzymanej zaliczki na dostawę towarów

W bilansie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2015 r. według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w wersji obowiązującej do końca 2015 r. saldo pozostające na koncie 84, czyli 30.000 zł, jednostka wykaże w pasywach w pozycji B.III.2 lit. e) "Zaliczki otrzymane na dostawy".

Księgowania w styczniu 2016 r.