Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 30 (821) z dnia 20.10.2013

Jak udokumentować praktykę w celu uzyskania certyfikatu księgowego?

Jaką praktyką jest najkorzystniej udokumentować posiadanie kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych? Co jest istotne, gdy doświadczenie jest zdobywane w ramach wykonywania czynności w ramach szeroko rozumianej pracy najemnej?

Praktyka w księgowości stanowi jeden z wymogów niezbędnych przy ubieganiu się o wydanie certyfikatu księgowego, który uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc inaczej mówiąc - do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Stąd obowiązek, aby osoba świadcząca takie usługi posiadała odpowiednie kompetencje praktyczne. Decydując się na złożenie wniosku o wydanie certyfikatu, niezbędne będzie wykazanie się odpowiednim doświadczeniem.

Jak ustawa o rachunkowości rozumie wymóg praktyki w księgowości?

Wymagany okres nabywania praktyki zależy od trybu uzyskania uprawnień - certyfikat księgowy można zdobyć po zdaniu egzaminu przed komisją powoływaną przez Ministra Finansów lub po udokumentowaniu posiadania specjalistycznego wykształcenia magisterskiego z zakresu rachunkowości, ewentualnie uzupełnionego studiami podyplomowymi. Wymagane okresy wynoszą odpowiednio nie krócej niż dwa lata przy zdanym egzaminie lub trzy lata w sytuacji posiadania uniwersyteckiego wykształcenia, szczegółowo opisanego w ustawie. Przepisy nie nakazują natomiast, aby okresy zatrudnienia następowały bezpośrednio po sobie. Dopuszczalne więc będzie udokumentowanie praktyki z różnych lat pracy, pomiędzy którymi następowały np. przerwy w zatrudnieniu, urlopy bezpłatne i wychowawcze, czy staż pracy z nieksięgowym zakresem obowiązków - ważne jest jednak, aby po zsumowaniu okresów zostało spełnione ustawowe minimum. Takiemu zsumowaniu nie podlega natomiast staż pracy nabyty w tym samym czasie w różnych miejscach zatrudnienia. Dla przykładu świadczenie pracy równolegle w dwóch podmiotach, w każdym na pół etatu, traktowane jest jako jeden okres.

Ustawa o rachunkowości wprowadza jednak dodatkowe kryteria, warunkujące uznanie doświadczenia zawodowego kandydata za spełniające wymogi do wydania certyfikatu księgowego.

Dla ułatwienia podzieliliśmy je na dwie grupy.

Pierwszą z nich jest wykonywanie w ramach praktyki ściśle określonych czynności, a więc:

1) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, lub

2) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, lub

3) sporządzanie sprawozdań finansowych, lub

4) badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta.

Sposób sformułowania przepisu, w którym określono te wymogi, a przede wszystkim zamieszczenie słowa "lub" świadczy o tym że wystarczy wykonywanie czynności zaliczonych tylko do jednej z ww. kategorii. Nie sposób również nie zauważyć, że trzy pierwsze kategorie związane są z prowadzeniem rachunkowości jednostki, a więc, nazwijmy to, wykonywaniem standardowych czynności w ramach codziennych prac księgowych oraz związanych z zamknięciem roku bilansowego w jednostce. Czwarta kategoria należy natomiast do zakresu prac na rzecz firm audytorskich, które w ramach swojej statutowej działalności przeprowadzają badania sprawozdań finansowych swoich klientów. Pod opinią i raportem z badania podpisze się oczywiście kluczowy biegły rewident, przeprowadzający badanie, w praktyce jednak wiele z czynności w procesie badania wykonuje pod nadzorem biegłego zespół, w skład którego wchodzą aplikanci i asystenci - i to właśnie ich miał na myśli ustawodawca uznając, że również taki staż pracy można uwzględnić przy udzielaniu certyfikatu księgowego.

Drugą grupą kryteriów nałożonych w ustawie na wymóg praktyki w księgowości jest określenie, w jakich sytuacjach można taką praktykę uzyskać. Co ważne - wykaz ma charakter zamknięty i nie przewiduje wszystkich form, w jakich tego rodzaju doświadczenie zawodowe jest zdobywane na rynku.

Oprócz bliżej niezdefiniowanego nabycia doświadczenia w ramach umowy spółki oraz w ramach prowadzenia własnej działalności gospodarczej, ustawa przewiduje możliwość uzyskania praktyki w ramach świadczenia pracy czy wykonywania czynności:

• na podstawie stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu,
• odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W pierwszym przypadku będzie to stosunek pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, w drugim - każda umowa cywilnoprawna, która będzie miała charakter odpłatny oraz będzie świadczona na rzecz przedsiębiorcy prowadzącego biuro rachunkowe. Takie unormowanie wyklucza możliwość uznania praktyki nabytej między innymi w związku ze:

• stosunkiem służby, pełnionym np. w formacjach mundurowych,
• odpłatną umową cywilnoprawną świadczoną na rzecz podmiotu, który nie prowadzi działalności o profilu biura rachunkowego (czyli prowadzącej standardową działalność produkcyjną, handlową czy usługową),
• stażem pracy realizowanym za pośrednictwem urzędu pracy,
• świadczeniem nieodpłatnie usług księgowych (np. na podstawie umowy wolontariatu czy w ramach fundacji bądź stowarzyszenia).