Dowód księgowy przy komputerowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych

Czy biuro rachunkowe, wykonując usługę księgową dla firmy obowiązanej do prowadzenia ksiąg rachunkowych (jednoosobowa działalność gospodarcza lub sp. z o.o.), musi do dokumentów źródłowych (faktury, wyciągi bankowe) nanosić ręcznie lub przyklejać wydruk z programu zawierający dekretację dokumentu, numer z dziennika? Czy taki dokument powinien być opieczętowany i podpisany z adnotacją, że sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym oraz zatwierdzono do wypłaty?

Przy określaniu sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w zasadach (polityce) rachunkowości można przyjąć zaniechanie tradycyjnego zamieszczania na dowodach księgowych informacji o ich sprawdzeniu i dekretacji.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Powyższa ustawa w art. 21 wymaga, aby dowód księgowy zawierał co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ponadto zgodnie z art. 21 ust. 1a ww. ustawy - można zaniechać - zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów, oraz

2) w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Ponadto ustawa o rachunkowości (art. 22) wymaga, aby dowody księgowe były rzetelne (zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), wolne od błędów rachunkowych i kompletne.

W myśl ustawy o rachunkowości (art. 23), zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) datę dokonania operacji gospodarczej,

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji,

3) zrozumiały tekst, skrót lub kod operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów i kodów,

4) kwotę i datę zapisu,

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

Jak z powyższego wynika, ustawa o rachunkowości zawiera generalne wymogi odnośnie do dowodów księgowych. Reasumując oznacza to, że każdy dowód księgowy powinien przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych zostać poddany kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej. Kontrola merytoryczna ma na celu w szczególności sprawdzenie, czy dany dowód zewnętrzny dotyczy danej jednostki oraz czy dotyczy zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem oraz z wymogami prawnymi, biorąc pod uwagę charakter tego zdarzenia. Z kolei kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dowody księgowe zostały wystawione w sposób poprawny, to znaczy w sposób technicznie prawidłowy oraz czy zawierają dane określone w ww. art. 21 ustawy o rachunkowości, a także dane wymagane innymi przepisami, przykładowo w zakresie przepisów o VAT. Natomiast kontrola rachunkowa odnosi się do sprawdzenia, czy dane liczbowe znajdujące się na dowodzie księgowym nie zawierają błędów liczbowych.

Sposób kontroli i dekretacji dowodów księgowych jednostka ustala odpowiednio do specyfiki swojej działalności, rodzajów dokumentów źródłowych, wymaganego celu i zakresu kontroli.

Przyjęty do stosowania przez jednostkę sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych powinien zostać opisany w dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, wymaganej art. 10 ustawy o rachunkowości. Określając sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy o rachunkowości) można przyjąć zaniechanie tradycyjnego zamieszczania na dowodach księgowych informacji o ich sprawdzeniu i dekretacji. Z powyższego wynika, że nie jest konieczne ani nanoszenie ręczne, ani przyklejanie wydruku z programu zawierającego dekretację dokumentu, numeru z dziennika oraz opieczętowywanie i podpisywanie ręczne, że sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym oraz zatwierdzono do wypłaty, o czym mowa w pytaniu.

Zarówno sprawdzanie dowodów księgowych, jak i ich dekretacja do ujęcia w księgach rachunkowych może być dokonywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że wykorzystywany program finansowo-księgowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych posiada możliwość wygenerowania wszystkich niezbędnych elementów, które można wydrukować i powiązać z odpowiednim dokumentem oraz osobami dokonującymi kontroli tych dowodów oraz ich dekretacji księgowej.