Archiwizacja dokumentacji księgowej oraz sprawozdań finansowych za 2023 r. - zasady i terminy

Od początku stycznia 2023 r. prowadzimy księgi rachunkowe. W jaki sposób wyznaczyć termin przechowywania ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego za 2023 r.? Czy obowiązują w tym zakresie regulacje wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej, czy wyłącznie regulacje zawarte w ustawie o rachunkowości?

Ustalając okres przechowywania zbiorów księgowych należy wziąć pod uwagę zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i inne akty prawne, w tym m.in. Ordynację podatkową. W sytuacji gdy termin przechowywania dowodów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, przyjmuje się najdłuższy termin z nich wynikający.

Odpowiednie zarchiwizowanie dokumentacji rachunkowej dotyczącej zakończonego roku, w tym również zatwierdzonych sprawozdań finansowych, jest ostatnim etapem prac bilansowych za 2023 r.

Procedury archiwizacyjne powinny wynikać z opracowanej na potrzeby danej jednostki dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Zasady te dotyczą m.in. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Do zbiorów księgowych zalicza się politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Dokumenty te należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Ustalając okres przechowywania zbiorów księgowych należy wziąć pod uwagę zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i inne akty prawne, w tym przykładowo Ordynację podatkową, Kodeks Pracy czy ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W sytuacji gdy termin przechowywania dowodów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, przyjmuje się najdłuższy termin z nich wynikający. Jednostka może również samodzielnie przyjąć dłuższy okres przechowywania niż wskazują przepisy, jeśli wynika to z jej indywidualnych potrzeb.

W myśl ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości - 5 lat.

Należy pamiętać, że okresy przechowywania wymienionych zbiorów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Natomiast z przepisów Ordynacji podatkowej wynika, że podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Generalnie na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin ten może ulec zawieszeniu lub przerwaniu, co oczywiście wydłuża okres archiwizacji.

Przykład 1

Rokiem obrotowym spółki z o.o. jest rok kalendarzowy. Zatem księgi rachunkowe za rok obrotowy 2023 obejmują okres trwający od 1 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

W myśl ustawy o rachunkowości, spółka powinna przechowywać księgi rachunkowe przez 5 lat, licząc od początku 2024 r. (czyli od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą).

Zatem dla celów bilansowych omawiane księgi rachunkowe muszą być przechowywane do początku 2029 r.

Z kolei dla celów podatkowych ostateczny termin złożenia zeznania CIT-8 oraz wpłaty należnego podatku za 2023 r. upłynął 2 kwietnia 2024 r. (31 marca w 2024 r. przypadał bowiem w niedzielę).

Zatem - licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku - podstawowy okres przechowywania ksiąg rachunkowych za 2023 r. dla celów podatkowych upłynie z końcem 2029 r.

Ponieważ terminy przechowywania ksiąg rachunkowych wynikające z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej różnią się, należy przyjąć dłuższy z nich, czyli okres przechowywania ksiąg dla celów podatkowych, tj. do końca 2029 r.

Przykład 2

Roczne sprawozdanie finansowe spółki, o której mowa w przykładzie nr 1, za 2023 r. zatwierdzono 30 czerwca 2024 r. Natomiast termin płatności podatku dochodowego za 2023 r. upłynął również 2 kwietnia 2024 r.

Zatem minimalny termin przechowywania sprawozdań finansowych za 2023 r. :

Według zasad bilansowych
Licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego, czyli od początku 2025 r. i będzie trwał co najmniej 5 lat, tj. do początku 2030 r.

Według zasad podatkowych
Licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, tj. od końca 2024 r. i trwa 5 lat, czyli do końca 2029 r.

Tak więc z dniem 1 stycznia 2030 r. będzie można ww. sprawozdania zlikwidować.

Należy pamiętać, że w odrębny sposób został określony okres przedawnienia zobowiązań podatkowych z poszczególnych tytułów powstałych w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodu spółek, czyli opodatkowanych tzw. estońskim CIT. W takich przypadkach okres 5 lat liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu m.in. od dochodu z tytułu ukrytych zysków, z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, czy dochodu z tytułu nieujawnionych operacji gospodarczych, a także od rozdysponowanego dochodu z tytułu zysku netto.

Ponadto odrębną kwestię stanowią okresy przechowywania dokumentacji płacowej wynikające z przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentacji pracowniczej określone w przepisach Kodeksu pracy.