Aktualizacja danych w zakresie miejsca prowadzenia ksiąg

Byliśmy zobowiązani do przejścia od 1 stycznia 2024 r. z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe. Czy musimy o tym fakcie powiadomić urząd skarbowy?

Jednostka, która od 1 stycznia 2024 r. obowiązkowo przeszła na księgi rachunkowe, nie musi składać do urzędu skarbowego zawiadomienia w tej sprawie, chyba że jednocześnie zmieni miejsce prowadzenia dokumentacji rachunkowej.

Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw - jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro.

Analogiczne regulacje zawiera art. 24a ust. 4, 4b, 4c, 4e oraz 4f updof. Przy czym zakres przychodów podatkowych, branych pod uwagę przy ustalaniu istnienia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest jednak inny niż ten określony w ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że niektóre jednostki mogą być zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie ze względu na wymagania podatkowe, różniące się od tych określonych w ustawie o rachunkowości.

Księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Tak stanowi art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że są one prowadzone przy wykorzystaniu własnych zasobów jednostki (lokal, sprzęt, pracownicy), w jej siedzibie lub jej oddziale, zakładzie.

Należy jednak zauważyć, iż jednostka nie musi samodzielnie prowadzić ksiąg rachunkowych. W świetle art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych:

przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych i nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości lub
przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 3 pkt 6 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki, na podstawie art. 11a pkt 1 ustawy o rachunkowości, jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie precyzują w jakiej formie należy dokonać zgłoszenia (powiadomienia). Z uwagi na to, że informacje o dokumentacji rachunkowej są objęte zgłoszeniem NIP lub CEIDG, organy podatkowe przyjmują, że wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej na odpowiednim formularzu jest równoznaczne z dokonaniem zawiadomienia o prowadzeniu ksiąg poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu. Ponadto zakres informacji objętych zgłoszeniem NIP lub CEIDG obejmuje:

wskazanie, czy jednostka prowadzi dokumentację rachunkową (w tym księgi rachunkowe) we własnym zakresie, czy w biurze rachunkowym lub przez inny podmiot,
pełną nazwę i NIP, jeżeli jednostka powierzyła prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotowi uprawnionemu do ich prowadzenia.

Zatem jednostka zobowiązana w trakcie działalności gospodarczej do prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwagi na przekroczenie limitu nie musi informować urzędu skarbowego o ich prowadzeniu. Jeśli jednak zleci ich prowadzenie biuru rachunkowemu, które będzie je prowadziło poza siedzibą jednostki, to jest zobowiązana powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia. W przypadku spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym aktualizacji dokonuje się na druku NIP-8, a spółki cywilnej na druku NIP-2. Z kolei przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, podlegający wpisowi do CEIDG, zgłoszenie zmiany miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazują na formularzu CEIDG-1. W takim przypadku CEIDG przekazuje zaktualizowane informacje do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę.