rachunkowość finansowa, sprawozdanie finansowe, rachunkowość budżetowa, rozliczenia międzyokresowe, MSR
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (545) z dnia 1.09.2021

Jakie są warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Księgi rachunkowe prowadzone przez jednostkę

W świetle art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę. Oznacza to, że są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich). Jednostka nie jest ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych. Może się to odbywać przykładowo w siedzibie, oddziale (zakładzie), biurze położonym zarówno na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jak i za granicą. Dodajmy, że odziałem (zakładem) według stanowiska w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych jest wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności. Jednostka może upoważnić oddział (zakład), który nie jest jednostką organizacyjną sporządzającą samodzielne sprawozdania finansowe w myśl postanowień art. 51 ustawy o rachunkowości, do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych zarówno tylko samego oddziału (zakładu), jak i całej jednostki. Upoważnienie do prowadzenia w oddziale (zakładzie) ksiąg rachunkowych oddziału (zakładu) bądź całej jednostki nie rodzi obowiązku sporządzania przez ten oddział (zakład) sprawozdania finansowego oddziału (zakładu) lub całej jednostki.

Księgi rachunkowe powierzone do prowadzenia innej jednostce

Jednostka - na mocy art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości - może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie zwalnia to jednak kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. W takim przypadku kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych - obok kierownika jednostki - osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie). Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.

Obowiązki kierownika jednostki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych
poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu

W każdym przypadku, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

  • powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania (art. 11a pkt 1 ustawy o rachunkowości);
  • zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru (art. 11a pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Powyższa sytuacja ma miejsce wówczas, gdy księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę np. w jej oddziale (zakładzie), biurze (czyli poza jej siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu) lub zostały powierzone do prowadzenia przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Obowiązki kierownika jednostki związane z powierzeniem prowadzenia ksiąg rachunkowych innej jednostce prezentujemy poniżej w formie listy kontrolnej (checklisty).

Lp. Czynność podlegająca sprawdzeniu TAK NIE UWAGI
1. Czy kierownik jednostki podpisał umowę o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych?  
2. Czy kierownik jednostki kontroluje przestrzeganie warunków umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych?  
3. Czy kierownik jednostki sprawdza i analizuje dokonywane w księgach rachunkowych zapisy (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie)?  
4. Czy kierownik jednostki posiada informacje dotyczące kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych osób faktycznie wykonujących te czynności?  
5. Czy kierownik jednostki sprawdził ważność polisy OC przedsiębiorcy prowadzącego księgi rachunkowe?  
6. Czy kierownik jednostki powiadomił właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych?  
7. Czy kierownik jednostki zapewnia dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru?  

www.PoradnikKsiegowego.pl - Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.VademecumKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

listopad 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
3
4
6
7
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
23
24
26
27
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
PODATEK DOCHODOWY - przychody, koszty, środki trwałe, amortyzacja, leasing
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji

WSKAŹNIKI

Bieżące wskaźniki wraz z archiwum

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.