Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 24 (815) z dnia 20.08.2013

Prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej a uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg

Czy osoba, która ukończyła studia podyplomowe w zakresie prawa pracy oraz posiada ukończony kurs kadrowo-płacowy, może założyć własną, jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na outsourcingu kadr i płac? Czy taka osoba musi posiadać licencję, czy musi być księgową z licencją?

Obsługa kadrowo-płacowa firm polega przede wszystkim na prowadzeniu spraw osobowych pracowników - analiza rynku pracy, przeprowadzanie rekrutacji, zawieranie umów o pracę - a w trakcie trwania zatrudnienia, np.: rozliczanie urlopów, prowadzenie kartotek pracownika, kierowanie na okresowe badania lekarskie, przeprowadzanie czynności związanych z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy, wystawianie świadectw pracy, prowadzenie bieżącej obsługi kadrowej pracowników - wydawanie zaświadczeń, świadczenie usług doradczych z zakresu prawa pracy, sporządzanie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych pracowników i przekazywanie jej do ZUS, obsługą świadczeń socjalnych oraz z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych - sporządzanie i przesyłanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych, prowadzenie rozliczeń PFRON. Do tych czynności przepisy prawa nie nakładają obowiązku posiadania uprawnień.

Katalog czynności związanych z wykonywaniem obsługi kadrowo-płacowej jest faktycznie stosunkowo obszerny. Wśród nich mogą pojawić się również takie czynności, które swoim zakresem będą odpowiadały wykonywaniu doradztwa podatkowego czy wykonywaniu zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy, a w takich przypadkach niezbędne będzie posiadanie formalnych uprawnień.

Dla przykładu, sporządzanie deklaracji podatkowych wchodzi w zakres czynności doradztwa podatkowego, które zastrzeżone jest wyłącznie dla podmiotów uprawnionych. Mogą je bowiem wykonywać: doradcy podatkowi, adwokaci, radcy prawni i biegli rewidenci.

Oprócz wyżej wskazanych podmiotów, do czynności z zakresu doradztwa podatkowego takich jak:

1) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;

2) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie;

- uprawnienia posiadają przedsiębiorcy uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych - posiadający certyfikat księgowy.

Podobnie w przypadku np. przeprowadzania kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, należy wykazać się przynajmniej kwalifikacjami określonymi dla stanowiska specjalisty ds. bhp, czyli wyższym wykształceniem o kierunku lub specjalności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy albo studiami podyplomowymi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz co najmniej rocznym stażem pracy w służbie bhp.