Otwarcie ksiąg rachunkowych

Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych dokonują ich otwarcia, gdy zaistnieją okoliczności wymienione w art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że księgi rachunkowe otwiera się, z zastrzeżeniem ust. 3:

1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,

2) na początek każdego następnego roku obrotowego,

3) na dzień zmiany formy prawnej,

4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),

5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Przy czym otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń.

Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość niezamykania ksiąg rachunkowych, w związku z czym nie powstanie także obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych, w przypadkach wskazanych w art. 12 ust. 3 tej ustawy, a więc w razie:

1) przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową,

2) połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki,

3) ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu.

W jednostce kontynuującej działalność ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Ta kwestia została uregulowana w art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Zestawienie obrotów i sald

W jednostce kontynuującej działalność, której rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, otwarcia ksiąg rachunkowych należało dokonać na dzień 1 stycznia 2013 r., lecz nie później niż do 15 stycznia 2013 r. W jednostce zobowiązanej do prowadzenia w ubiegłym roku ksiąg rachunkowych otwarcia ksiąg na dzień 1 stycznia 2013 r. trzeba było dokonać na podstawie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzonego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, tj. dzień 31 grudnia 2012 r. Bilans otwarcia musi się równać bilansowi zamknięcia (BO= BZ).

Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na wprowadzeniu sald początkowych (BO) na poszczególne konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej) i konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) na podstawie dowodu wewnętrznego "PK - Polecenie księgowania".

Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym (art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Z uwagi na to, że bilans otwarcia nie jest zdarzeniem gospodarczym, które miało miejsce w danym roku obrotowym, nie należy go wprowadzać do dziennika.

Bilans otwarcia nie jest zdarzeniem gospodarczym i z tego powodu wprowadza się go do ksiąg rachunkowych z pomięciem dziennika.

Z kolei z art. 18 ust. 1 pkt 2 tej ustawy wynika, że na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald zawierające m.in. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Bilans otwarcia podlega więc odrębnemu wykazaniu w zestawieniu obrotów i sald.

Inwentarz

Podstawą otwarcia ksiąg rachunkowych przez jednostki kontynuujące działalność, które w poprzednim roku nie były zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest bilans otwarcia sporządzony na podstawie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) potwierdzonego ich inwentaryzacją. Dotyczy to np. podatników podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczających się z tego podatku na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak bowiem stanowi art. 19 ust. 2 ustawy o rachunkowości, pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Salda początkowe wprowadza się wtedy na poszczególna konta składników aktywów i pasywów za pomocą dowodu "PK - Polecenie księgowania" lub bezpośrednio z inwentarza - jeżeli wskazane są w nim numery kont księgowych i strony tych kont (Wn lub Ma).

Otwarcie ksiąg w nowej jednostce

Nowe jednostki, które powstały w trakcie roku obrotowego, mają obowiązek otworzyć księgi rachunkowe na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Dokonują tego w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia takiego zdarzenia (art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Przykładowo pierwszym zdarzeniem wywołującym skutki o charakterze majątkowym i finansowym w nowo powstałej spółce z o.o. może być wniesienie przez wspólników wkładów (w formie pieniężnej i niepieniężnej) na pokrycie obejmowanych udziałów czy koszty założenia rachunku bankowego.

Ujęcie tych zdarzeń w księgach rachunkowych może przebiegać zapisami:

1. WB - wpłata środków pieniężnych przez udziałowców:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konta imienne wspólników).

2. Wniesienie wkładu niepieniężnego (aportu) na pokrycie kapitału zakładowego:

- Wn różne konta np. 01, 02, 03, 08, 31, 33, 60, 62,

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konta imienne wspólników).

3. WB - koszty założenia rachunku bankowego:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Natomiast w dacie rejestracji spółki, na podstawie postanowienia sądu rejestrowego, spółka ujmuje w księgach rachunkowych wartość kapitału zakładowego, zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konta imienne wspólników),

- Ma konto 80 "Kapitał zakładowy".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330)