Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej z uwzględnieniem zmian od 1 marca 2013 r.

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Jej wysokość zależy od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej oraz państwa docelowego tej podróży, gdyż stawki diet za dobę podróży służbowej są zróżnicowane, a ich wysokość zależy od państwa, do którego odbywana jest podróż.

Według nowego rozporządzenia w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Często zagraniczna podróż służbowa powiązana jest z przemieszczaniem się pracownika na obszarze kraju. Poprzednie przepisy nie zawierały odrębnych postanowień w tym zakresie, dlatego pracodawcy mieli wątpliwości, czy i w jakiej wysokości należy dokonywać pracownikowi zwrotu należności za czas przejazdu na obszarze kraju. Nowe rozporządzenie (§ 21) zawiera zapis, iż w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 (podróż krajowa) stosuje się odpowiednio do ustalenia należności pracownika za czas podróży (przejazdu) na odcinku krajowym w drodze za granicę. Podobna zasada obowiązuje w drodze powrotnej.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zmniejszenia stosuje się odpowiednio.

Przepisy rozporządzenia pozbawiają pracownika prawa do diety, gdy otrzymuje on w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Z kolei, jeżeli podczas odbywania podróży służbowej pracownik znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, to za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu pracownikowi przysługuje 25% diety.

Zwrot kosztów za nocleg

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują zwrot pracownikowi kosztów za nocleg podczas podróży zagranicznej:

1) w wysokości wynikającej z rachunku - w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, lub

2) w formie ryczałtu stanowiącego 25% ww. limitu - w razie nieprzedłożenia przez pracownika rachunku za nocleg. Przy czym ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, albo

3) w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone załącznikiem limity - w uzasadnionych przypadkach za zgodą pracodawcy.

Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg, zwrot kosztów w granicach limitu (ww. pkt 1) lub ryczałt (ww. pkt 2) nie przysługuje (§ 16 ust. 4 rozporządzenia).

Koszty przejazdów i dojazdów

Generalnie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu do państwa docelowego. Ponadto - na podstawie § 17 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych - pracownikowi przysługuje:

• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa wyżej, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety,
   
• ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
   
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
   
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Koszty leczenia za granicą

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.). Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. Ponadto w razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Inne wydatki

Pracownikowi, który w czasie podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości (por. § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

Dodatkowo pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Wypłata zaliczki na poczet zagranicznej podróży służbowej i jej rozliczenie

Z § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wynika, iż pracownik, odbywający zagraniczną podróżą służbową, otrzymuje na niezbędne koszty podróży zagranicznej, zaliczkę w walucie obcej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

W celu ułatwienia rozliczeń z pracownikiem w rozporządzeniu uregulowano według jakiego kursu waluty należy ustalić kwotę zaliczki wypłacanej pracownikowi w polskich złotych, oraz jak ją rozliczyć po powrocie pracownika z podróży.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Zaznaczamy, iż kurs zastosowany do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i jej rozliczenia nie ma zastosowania do rozliczenia i ujęcia kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatkowych, co przedstawimy na przykładzie liczbowym w dalszej części opracowania.

Zasady wyceny operacji wyrażonych w walutach obcych

Przypominamy, że wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie określonym w art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj.:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności i zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Najczęściej pracownikowi wypłacana jest zaliczka w walucie obcej z kasy walutowej.

W dniu rozchodu waluty z kasy z tytułu wypłaty pracownikowi zaliczki w walucie obcej na pokrycie kosztów podróży służbowej mogą powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Rozchód środków z kasy walutowej z tego tytułu wycenia się bowiem po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich wypłaty pracownikowi.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote dla celów bilansowych i podatku dochodowego po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof).

Przykład

Wypłata zaliczki w walucie obcej na poczet podróży służbowej i jej rozliczenie

I. Założenia:

1. 5 marca 2013 r. wypłacono pracownikowi z kasy walutowej zaliczkę w kwocie: 500 EUR na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej. Do przeliczenia zaliczki na złote zastosowano kurs średni NBP z 4 marca 2013 r., który wynosił (przykładowo) 4,18 zł/EUR. Na dzień wypłaty zaliczki stan konta wynosił: 1.000 EUR po 4,20 zł/EUR.

2. 19 marca 2013 r. pracownik przedłożył rozliczenie kosztów zagranicznej podróży, do którego dołączył dokumenty potwierdzające ich poniesienie. Uzasadnione koszty tej podróży wyniosły: 600 EUR i zostały przeliczone na złote po kursie średnim NBP z 18 marca 2013 r., tj. 4,15 zł/EUR (kurs przykładowy). W tym samym dniu (19 marca) wypłacono pracownikowi różnicę wynoszącą: 100 EUR, do przeliczenia której zastosowano średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty (18 marca) z kasy walutowej, tj. 4,15 zł/EUR.

3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Wypłata zaliczki w polskich złotych na poczet podróży zagranicznej i jej rozliczenie

I. Założenia:

1. 11 marca 2013 r. pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na zaliczkę w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż koszty podróży wyniosą: 1.000 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs NBP wynosił przykładowo: 4,17 zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 4.170,00 zł.

2. 15 marca 2013 r. pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Uzasadnione koszty ogółem wyniosły: 980 EUR. Do rozliczenia zaliczki z pracownikiem pracodawca zastosował kurs średni z dnia jej wypłaty: 980 EUR × 4,17 zł/EUR = 4.086,60 zł. W tym samym dniu (15 marca) pracownik zwrócił do kasy kwotę: 4.170,00 zł - 4.086,60 zł = 83,40 zł.

3. Koszt dla celów bilansowych został przeliczony na złote po kursie średnim NBP z 14 marca 2013 r., który wynosił przykładowo: 4,15 zł/EUR.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: