Ewidencja faktury kosztowej na przełomie miesięcy

W grudniu 2012 r. otrzymałam fakturę zakupu wystawioną 18 grudnia 2012 r. z datą sprzedaży 3 sierpnia 2012 r.? Czy można było taką fakturę kosztową ująć w księgach grudnia?

Na wstępie zwracamy uwagę, iż w rachunkowości obowiązuje zasada memoriału określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tą zasadą, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Zasada memoriału stanowi co prawda o roku obrotowym, niemniej jednak należy ją stosować w pełnym zakresie również w okresie np. miesiąca, jeżeli miesiąc przyjęto jako okres sprawozdawczy. Oznacza to, że np. koszty usługi wykonanej w sierpniu 2012 r. powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych miesiąca, którego usługa dotyczy, tzn. w księgach sierpnia 2012 r. Data wystawienia czy też otrzymania faktury dokumentującej taki koszt zasadniczo nie powinna mieć żadnego znaczenia.

W sytuacji opisanej w pytaniu faktura wpłynęła do jednostki po zamknięciu miesiąca, którego dotyczy. W związku z tym jednostka mogła koszt wynikający z tej faktury ująć w księgach rachunkowych miesiąca, w którym fakturę otrzymano. Można było także zaksięgować dany koszt do okresu, którego dotyczy na podstawie dowodu PK (tutaj: w sierpniu 2012 r.), a zobowiązanie ująć na podstawie otrzymanej faktury w księgach grudnia 2012 r. Z pytania nie wynika czy jednostka ujęła koszt w księgach sierpnia, czy też nie.

Zwracamy uwagę, iż dzień, w którym należy zamknąć miesiąc, jednostka powinna określić samodzielnie w dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Może to być na przykład 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który jednostka opłaca zaliczkę na podatek dochodowy.

Jeśli do czasu otrzymania faktury, o której mowa w pytaniu, jednostka nie wprowadziła kosztu nabytych towarów lub usług do ksiąg rachunkowych, to powinna tego dokonać w księgach grudnia 2012 r. na podstawie otrzymanej faktury.

Ewidencja tej faktury w księgach grudnia 2012 r. może przebiegać następująco:

a) łączna kwota zobowiązania wobec dostawcy:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
(w analityce: Konto imienne kontrahenta),

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto faktury:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Jeśli jednak koszt nabycia tego towaru bądź usługi został wprowadzony do ksiąg we wcześniejszym okresie 2012 r. na podstawie innego dokumentu (zapisem: Wn konto zespołu 4 lub 5, Ma konto 30), to otrzymaną fakturę można wprowadzić do ksiąg rachunkowych grudnia 2012 r., zapisem:

a) wartość towaru lub usługi w cenie zakupu (nabycia):

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto faktury:

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta).