Gazeta Podatkowa nr 84 (916) z dnia 18.10.2012

Ewidencja operacji na podstawie dowodów wewnętrznych

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Są nimi dowody zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom). Do dowodów źródłowych zalicza się także dowody wewnętrzne własne, które dotyczą operacji przeprowadzanych wewnątrz jednostki.

Jakie dane powinien zawierać dowód księgowy?

Każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj.:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Także wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Ustawa o rachunkowości nie określa, jakie operacje gospodarcze są dokumentowane dowodami wewnętrznymi ani nie podaje obowiązujących wzorów tych dokumentów. Każda jednostka może więc sama opracować wzory druków i formularzy uwzględniając specyfikę prowadzonej działalności. Może też dokonać zakupu druków i formularzy stosowanych powszechnie (o charakterze uniwersalnym), w tym jednak przypadku należy sprawdzić, czy spełniają one wymogi określone dla dowodów księgowych.

Wzory dowodów wewnętrznych, a także osoby upoważnione do ich wystawiania, kontroli i zatwierdzania, powinny zostać określone w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, np. w opracowanej przez jednostkę instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, stanowiącej integralną część tej dokumentacji.

Rodzaje dowodów wewnętrznych

W każdej jednostce występuje wiele dowodów księgowych wewnętrznych, które dokumentują przeprowadzone operacje gospodarcze. Można wśród nich wyróżnić w szczególności następujące grupy:

• dowody kasowe,
   
• dokumenty płacowe,
   
• dokumenty inwentaryzacyjne,
   
• dowody dotyczące majątku trwałego,
   
• dowody dokumentujące obrót magazynowy.

W dalszej części artykułu omówione zostaną dowody wewnętrzne dotyczące środków trwałych i składników majątku obrotowego.

Dowody wewnętrzne dotyczące majątku trwałego

Podstawowym dowodem wewnętrznym dokumentującym przyjęcie nabytego lub wytworzonego we własnym zakresie środka trwałego do używania jest dowód "OT - Przyjęcie środka trwałego do używania". Dowód ten wystawia zazwyczaj dział administracyjno-gospodarczy lub dział techniczny w dniu zakupu środka trwałego niewymagającego montażu, zakończenia budowy i otrzymania protokołu technicznego odbioru środka trwałego. W razie ujawnienia środka trwałego dowód OT sporządza się w dniu otrzymania spisu z natury wraz z protokołem komisji inwentaryzacyjnej zatwierdzonej przez kierownika jednostki.

Przykładowe zapisy dokumentujące przyjęcie środka trwałego do używania na podstawie dowodu OT przebiegać mogą zapisami:

a) po zakończeniu budowy środka trwałego

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie",

b) w razie ujawnienia podczas inwentaryzacji

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne",

c) w razie otrzymania jako wkład niepieniężny (aport)

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne wspólnika).

Jeżeli środek trwały zostanie postawiony w stan likwidacji na skutek całkowitego zużycia, utraty przydatności bądź przeznaczenia do sprzedaży, to na tę okoliczność wystawiany jest dowód "LT - Likwidacja środka trwałego". Dokument ten wystawia dział administracyjno-gospodarczy lub też inny dział. Po zatwierdzeniu dowodu LT przez kierownika jednostki jest on podstawą wyksięgowania z ewidencji bilansowej środka trwałego i ujęcia go w ewidencji pozabilansowej zapisami:

a) wartość początkowa

- Ma konto 01 "Środki trwałe",

b) dotychczasowe umorzenie

- Wn konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych",

c) nieumorzona wartość początkowa (wartość netto)

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub konto 77-1 "Straty nadzwyczajne" - jeżeli utrata przydatności środka trwałego została spowodowana zdarzeniem losowym,

d) ujęcie środka trwałego w ewidencji pozabilansowej w wartości początkowej (zapis jednostronny)

- Wn konto 09 "Środki trwałe w likwidacji".

Jeżeli zmianie ulegnie miejsce użytkowania środka trwałego w ramach tej samej jednostki, tj. zostanie on np. przeniesiony z wydziału "A" do wydziału "B", to na tę okoliczność wystawia się dowód "MT - Zmiana miejsca użytkowania". Na podstawie tego dowodu dokonuje się zapisów w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 01 "Środki trwałe":

- Wn konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Nazwa środka trwałego - Wydział "B"),

- Ma konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Nazwa środka trwałego - Wydział "A").

Aktywne formularze dowodów wewnętrznych znajdują się na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl.

Dowody wewnętrzne dokumentujące obrót magazynowy

Wśród dowodów księgowych wewnętrznych dokumentujących obrót magazynowy wyróżnia się dowody przychodowe, rozchodowe oraz przychodowo-rozchodowe. Do dowodów przychodowych zalicza się:

• dowód "Pz - Przyjęcie z zewnątrz",
   
• dowód "Pw - Przyjęcie wyrobów gotowych",
   
• dowód "Zw - Zwrot materiałów".

Dowód "Pz - przyjęcie z zewnątrz" dokumentuje przyjęcie zakupionych materiałów i towarów do magazynu. Dokument ten wystawia magazynier najczęściej w 3 egzemplarzach, z których jeden pozostaje w magazynie, a pozostałe przekazywane są do działu zaopatrzenia i do księgowości. Na podstawie dowodu Pz ujmuje się w księgach rachunkowych przyjęcie materiałów i towarów do magazynu (w cenach ewidencyjnych, np. w cenach zakupu), zapisem:

- Wn konto 31 "Materiały" lub konto 33 "Towary",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Po otrzymaniu faktury VAT ilość materiałów i towarów wykazaną w dowodzie Pz porównuje się z ich ilością zafakturowaną przez dostawcę. Dowód Pz umożliwia więc sprawowanie bieżącej kontroli nad poszczególnymi dostawami.

Dowód "Pw - Przyjęcie wyrobów gotowych" potwierdza przekazanie wyrobów gotowych i półproduktów z produkcji do magazynu. Jest on wystawiany przez dział produkcji przekazujący wyroby gotowe i półprodukty do magazynu.

Ewidencja księgowa na podstawie dowodu Pw przebiegać może zapisami:

a) w jednostce wyceniającej wyroby gotowe według rzeczywistego kosztu wytworzenia i nieprowadzącej konta 58 "Rozliczenie kosztów działalności":

- Wn konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

- Ma konto 50 "Koszty działalności podstawowej-produkcyjnej",

b) w jednostce prowadzącej konto 58 "Rozliczenie kosztów działalności"

- Wn konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

- Ma konto 58 "Rozliczenie kosztów działalności".

Dowód "Zw - Zwrot materiałów" dokumentuje przyjęcie do magazynu materiałów wydanych uprzednio do produkcji, a które nie zostały zużyte w procesie produkcji, np. z powodu pobrania materiałów w nadmiernej ilości. Dowód Zw wystawiany jest przez dział dokonujący zwrotu. Na jego podstawie zwrot materiałów ujmuje się zapisem:

- Wn konto 31 "Materiały",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5.

Do dowodów dokumentujących rozchód z magazynu zalicza się:

- dowód "Wz - Wydanie na zewnątrz",

- dowód "Rw - Pobranie materiałów".

Dowód "Wz - Wydanie na zewnątrz" dokumentuje rozchód materiałów, towarów oraz wyrobów gotowych z magazynu na zewnątrz jednostki z tytułu sprzedaży towarów i wyrobów gotowych oraz sporadycznie materiałów, wydania materiałów do przerobu obcego, a także gdy następuje zwrot do dostawcy reklamowanych materiałów i towarów. Na podstawie dowodu Wz dokonuje się w księgach rachunkowych następujących zapisów:

a) rozchód składników majątku z tytułu sprzedaży

- Wn konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów", konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)", konto 74-1 "Wartość sprzedanych materiałów",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty", konto 33 "Towary", konto 31 "Materiały",

b) wydanie materiałów do przerobu obcego

- Wn konto 31 "Materiały" (w analityce: Materiały w przerobie),

- Ma konto 31 "Materiały" (w analityce: Materiały w magazynie),

c) zwrot reklamowanych materiałów i towarów do dostawy

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 31 "Materiały", lub konto 33 "Towary".

Dowód "Rw - Pobranie materiałów" dokumentuje wydanie materiałów, towarów lub wyrobów gotowych do zużycia na potrzeby jednostki, tj. do produkcji, na rzecz budowy środków trwałych lub na potrzeby administracyjno-gospodarcze.

Dowód ten wystawia upoważniona osoba w 3 egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostaje u wystawcy tego dowodu, a pozostałe egzemplarze przekazywane są do magazynu i do działu księgowości. Ewidencja w księgach rachunkowych rozchodu aktywów obrotowych objętych ewidencją magazynową może przebiegać zapisami:

a) wydanie materiałów do produkcji

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 31 "Materiały",

b) wydanie materiałów, towarów na rzecz budowy środków trwałych

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",

- Ma konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary",

c) przekazanie materiałów lub towarów na cele reklamy i reprezentacji

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary",

d) wydanie wyrobów gotowych na cele reklamy i reprezentacji

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

e) wydanie wyrobów gotowych na rzecz budowy środków trwałych w jednostce sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne"

oraz równolegle

- Wn konto 79-1 "Koszt obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Jeżeli ewidencja materiałów, towarów oraz wyrobów gotowych prowadzona jest w stałych cenach ewidencyjnych, to należy także wyksięgować odchylenia od cen ewidencyjnych przypadających na wydane z magazynu aktywa obrotowe.

W razie przesunięcia materiałów, towarów i wyrobów gotowych/półproduktów z jednego magazynu jednostki do innego jej magazynu będzie miał miejsce przychód i rozchód wewnętrzny. Do udokumentowania tej operacji stosuje się dowód "Mm - Przesunięcie międzymagazynowe". Zazwyczaj dowód ten jest wystawiany przez dział zaopatrzenia w 3 egzemplarzach. Ewidencja przesunięcia składników majątku obrotowego na podstawie dowodu Mm może przebiegać zapisem:

- Wn konto 31 "Materiały", konto 33 "Towary", konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty" (w analityce: Magazyn 2),

- Ma konto 31 "Materiały", konto 33 "Towary" lub konto, 60 "Produkty gotowe i półprodukty" (w analityce: Magazyn 1).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)