Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 19 (331) z dnia 1.10.2012

Jak udokumentować zakup produktów rolnych?

1. Faktura VAT RR - dokument wystawiany przez nabywcę będącego czynnym podatnikiem VAT

Jesteśmy spółką z o.o., prowadzimy działalność handlową w branży rolniczej. Część towarów kupujemy od rolników ryczałtowych. Jak udokumentować takie zakupy?

Informacje jakie powinna zawierać faktura VAT RR określa art. 116 ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Zgodnie z tymi przepisami, faktura ta powinna być oznaczona jako "Faktura VAT RR" i zawierać co najmniej:

1) imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy,

2) numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy,

3) numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną,

4) datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,

5) nazwy nabytych produktów rolnych,

6) jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,

7) cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,

8) wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,

9) stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,

10) kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych,

11) wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,

12) kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,

13) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Oprócz powyższych danych faktura ta powinna zawierać również oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu:

"Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług".

Ewidencja faktury VAT RR w księgach rachunkowych nabywcy odbywa się według zasad ogólnych obowiązujących przy księgowaniu faktur zakupu wystawianych przez kontrahentów, będących czynnymi podatnikami VAT.

Zwracamy przy tym uwagę, iż - na podstawie art. 116 ust. 6 ustawy o VAT - zryczałtowany zwrot podatku zwiększa u nabywcy produktów rolnych kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym dokonano zapłaty, pod warunkiem że:

1) nabycie produktów rolnych jest związane z dostawą opodatkowaną,

2) zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14. dnia, licząc od dnia zakupu, z wyjątkiem przypadku, gdy rolnik zawarł umowę z podmiotem nabywającym produkty rolne określającą dłuższy termin płatności,

3) w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty należności za produkty rolne zostaną podane numer i data wystawienia faktury potwierdzającej nabycie tych produktów albo na fakturze potwierdzającej zakup produktów rolnych podano dane identyfikacyjne dokumentu stwierdzającego dokonanie zapłaty.

Jeśli pytająca jednostka (nabywca produktów rolnych) nie spełni warunków uprawniających ją do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturze VAT RR, określonych w art. 116 ust. 6 ustawy o VAT, to podatek ten - stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości - powinien zwiększyć cenę zakupu produktów rolnych. W takiej sytuacji w ciężar odpowiedniego konta, na którym ujmowana jest wartość zakupionych produktów, odniesiona zostanie wartość w kwocie brutto. Dodajmy, iż według stanowiska organów podatkowych w sytuacji, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku z faktur VAT RR, ale prawo to utracił na skutek niedopełnienia wymogów wskazanych w ustawie o VAT, niepodlegający odliczeniu VAT nie stanowi kosztu podatkowego (por. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 września 2011 r., nr ITPB3/423-328/11/AW).

Należy jednocześnie pamiętać, że wystawienie faktury VAT RR zobowiązuje nabywcę do potrącenia wpłat na poszczególne fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 3 pkt 6 lit. a) ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych (Dz. U. nr 97, poz. 799 ze zm.), przedsiębiorcy będący podatnikami podatku VAT, którzy skupują owoce lub warzywa od rolników ryczałtowych w celu ich przetworzenia lub odprzedaży zobowiązani są do naliczania, pobierania i przekazywania wpłat na Fundusz Promocji Owoców i Warzyw. Wpłaty na ten fundusz naliczane są w wysokości 0,1% wartości netto owoców i warzyw na podstawie wystawionych faktur.

Naliczenie i pobranie wpłat na fundusze promocji powinno być potwierdzone w formie pisemnego oświadczenia. W przypadku faktur VAT RR, które dokumentują zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych, oświadczenie to powinno się znaleźć na wystawionej przez kupującego fakturze, ale poza jej podstawowymi i obowiązkowymi elementami, np. w uwagach w dolnej części faktury.

Jeśli więc jednostka będąca czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług nabywa owoce lub warzywa od rolnika ryczałtowego i w związku z tym wystawa fakturę VAT RR, to jest ona zobowiązana do naliczenia i pobrania opłaty na fundusz promocji, ale w rzeczywistości ciężar tej opłaty ponosi rolnik ryczałtowy. Nabywca produktów rolnych tylko potrąca opłatę z należności za zakupione towary i przekazuje ją na dany fundusz promocji.

Przykład

I. Założenia:

1. Hurtowania owocowo-warzywna zakupiła od rolnika ryczałtowego owoce. Jednostka jest czynnym podatnikiem VAT.

2. W związku z zakupem produktów rolnych wystawiono następującą fakturę VAT RR:

3. Zakupione owoce stanowią dla jednostki towary handlowe. Ewidencję towarów jednostka prowadzi według cen zakupu.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

2. Dokumentowanie zakupu w przypadku jednostki niebędącej czynnym podatnikiem VAT

Jak udokumentować zakup płodów rolnych od rolnika ryczałtowego w przypadku, gdy kupujący nie jest czynnym podatnikiem VAT?

Przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) nie nakładają co prawda obowiązku wystawiania rachunków na rolników dokonujących sprzedaży produktów roślinnych i zwierzęcych, które pochodzą z ich własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobionych sposobem przemysłowym, jednak brak takiego obowiązku nie oznacza, że rolnicy takich rachunków wystawić nie mogą.

Wyjątkiem są rolnicy sprzedający swoje produkty w odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli, którzy muszą wystawiać rachunki na zgłoszone żądanie kupującego (art. 87 § 2 Ordynacji podatkowej).

Sporządzony przez rolnika rachunek powinien zawierać w szczególności:

• oznaczenie rachunku numerem,
   
• datę jego wystawienia i datę dokonania operacji (sprzedaży),
   
• dane rolnika i nabywcy,
   
• rodzaj i ilość sprzedawanych produktów rolnych, a także ich cenę jednostkową,
   
• całkowitą kwotę należną za sprzedaż, określoną zarówno liczbowo, jak i słownie.

Jeśli rolnik nie wystawi rachunku, jednostka może - naszym zdaniem - sporządzić dowód wewnętrzny np. "Dowód przyjęcia zakupu płodów rolnych" z adnotacją, iż dokonano określonego zakupu o danej wartości, a strona sprzedająca odmówiła wystawienia rachunku. Na podstawie tego dowodu można zaewidencjonować przedmiotowy zakup.

Należy przy tym pamiętać, że zarówno wystawiony przez rolnika rachunek, jak i wystawiony przez jednostkę dowód wewnętrzny, muszą spełniać warunki do uznania ich za dowód księgowy - tzn. muszą zawierać dane, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Tylko wówczas będą mogły być podstawą do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych.

Warto także zaznaczyć, że w przypadku udokumentowania zakupu produktów rolnych rachunkiem lub dowodem wewnętrznym nie wystąpi obowiązek naliczenia wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.