Dostawa niefakturowana a uzgodnienie salda należności

Kontrahent wystawił fakturę na dzień 31 października 2011 r. i wystąpił o uzgodnienie salda na ten dzień. Faktura wpłynęła do nas w listopadzie. Czy rejestrując dostawę w księgach rachunkowych października na podstawie polecenia księgowania, jako dostawę niefakturowaną, powinnam potwierdzić saldo na dzień 31 października 2011 r., czy napisać saldo niezgodne? Czy potwierdzenie salda powinno wynikać tylko z konta „Rozrachunki z dostawcami"?

Jednostka może potwierdzić zgodność salda swoich zobowiązań z należnościami kontrahenta na dzień 31 października 2011 r. Fakt, iż jednostka na 31 października 2011 r. nie ujęła faktury w swoich księgach nie oznacza niezgodności salda.

Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Inwentaryzacją w drodze potwierdzenia sald objęte są należności, czyli salda kont rozrachunkowych należności widniejące w księgach rachunkowych wierzyciela oraz salda kont rozrachunkowych zobowiązań w księgach dłużnika, za wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, ponieważ są to należności przez dłużników kwestionowane (zob. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Co do zasady uzgodnienie sald należności potwierdza istnienie nieuregulowanych na dzień przeprowadzenia uzgodnienia kwot należności wykazanych w księgach rachunkowych wierzyciela, a zarazem niekwestionowanych przez ich dłużników kwot zobowiązań.

W sytuacji opisanej w pytaniu, w listopadzie 2011 r. do jednostki (dłużnika) wpłynęła faktura wystawiona 31 października, którą wierzyciel zaksięgował i ujął w potwierdzeniu sald wystawionym na dzień 31 października 2011 r.

Natomiast jednostka pytająca prawdopodobnie ujęła fakturę w listopadzie, tj. miesiącu jej otrzymania, a w księgach rachunkowych października ujęła jedynie przyjęcie towarów (materiałów), zapisem:

- Wn konto 31 „Materiały" lub 33 „Towary",
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu".

Na dzień 31 października w księgach rachunkowych jednostki figurowało saldo Ma konta 30 „Rozliczenie zakupu" odzwierciedlające dostawy niefakturowane.

Gdyby jednostka otrzymała fakturę jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za październik, to mogłaby w całości ująć ją w księgach października, zapisami:

a) wartość w cenie zakupu:

- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnych miesiącach:

- Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie" (w analityce: VAT do odliczenia
w następnych miesiącach),

c) łączna kwota zobowiązania:

- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami".

Bez względu jednak na moment ujęcia przez jednostkę faktury zakupu w jej księgach rachunkowych (chociaż właściwszym w naszej opinii jest okres, którego ta faktura dotyczy, tj. październik), może ona potwierdzić zgodność salda należności wierzyciela, a swoich zobowiązań na dzień 31 października 2011 r.

Z danych zawartych w pytaniu wynika, że zarówno fakturę, jak i prośbę o potwierdzenie salda jednostka otrzymała w listopadzie. Towar (materiał) został przyjęty do magazynu jeszcze w październiku. Zatem na dzień 31 października jednostka znała już wartość zobowiązania.

W świetle bowiem prawa bilansowego powstanie zobowiązania nie ma związku z datą wystawienia faktury, czy też z terminem płatności zobowiązania lub terminem jego wymagalności. Powstanie zobowiązania związane jest, w przypadku jednostki pytającej, z datą dostarczenia towaru lub materiału. To właśnie fakt jego dostarczenia powoduje po stronie dłużnika obowiązek wykonania świadczenia (zapłaty). Sprzedawca natomiast, wystawiając fakturę w późniejszym terminie, przesuwa jedynie termin zapłaty, ale nie moment powstania zobowiązania.