Kto ponosi odpowiedzialność za rachunkowość jednostki w świetle ustawy o rachunkowości?

Generalnie, odpowiedzialność za rachunkowość jednostki ponosi kierownik tej jednostki. Przy czym, odpowiedzialność i obowiązki w zakresie rachunkowości, poza odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury, może zostać przeniesiona na inną osobę za jej zgodą. Niemniej jednak, nie zwalnia to kierownika jednostki z odpowiedzialności za rachunkowość z tytułu nadzoru.

Powyższą tezę potwierdza stanowisko w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiące załącznik do uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. (Dz. Urz. MF nr 6, poz. 26). Według tego stanowiska, powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Ponadto, kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości przez m.in. staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Z kolei efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie). Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (por. pkt 24 i 25 ww. stanowiska).

Z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wynika że, kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna - odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Z wyżej przedstawionych przepisów wynika, że nawet w przypadku powierzenia określonych obowiązków w zakresie rachunkowości innej osobie, np. głównemu księgowemu na piśmie, nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za nadzór nad stanem rachunkowości w jednostce. Jeśli księgowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę przejął odpowiedzialność za rachunkowość, to w sytuacji naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność ponoszą wspólnie kierownik tej jednostki i główny księgowy.

Przepisy rozdziału 9 ustawy o rachunkowości "Odpowiedzialność karna" przewidują sankcje karne, które mogą dotyczyć zarówno kierownika jednostki, jak i osoby przejmującej odpowiedzialność za rachunkowość podmiotu, jeśli postanowienia ustawy o rachunkowości nie są przestrzegane.

Odpowiedzialność karna w świetle ustawy o rachunkowości

1. W świetle art. 77 ustawy o rachunkowości, grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie, podlega ten, kto wbrew przepisom tej ustawy dopuszcza do:

nieprowadzenia ksiąg rachunkowych,
prowadzenia ksiąg rachunkowych wbrew przepisom tej ustawy,
podawania w księgach rachunkowych nierzetelnych danych,
niesporządzenia sprawozdania finansowego,
sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami tej ustawy,
zawarcia w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych.

2. Stosownie do art. 79 ustawy o rachunkowości, grzywnie albo karze ograniczenia wolności podlega ten, kto wbrew przepisom tej ustawy m.in.:

nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
nie składa sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym,
nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom.

Jeśli główny księgowy nie przejął obowiązków w zakresie rachunkowości, to nie będzie ponosić odpowiedzialności za ewentualne błędy na mocy ustawy o rachunkowości. W tym przypadku, jeśli takie wystąpią, pracodawca ma możliwość dochodzenia swoich roszczeń na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Stosownie bowiem do art. 100 § 1 K.p., pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Z kolei każdy pracownik, w tym również główny księgowy, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w art. 114-122 K.p.