Przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego w ciągu roku obrotowego

Zarząd postanowił oddać prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki do biura rachunkowego począwszy od czwartego kwartału bieżącego roku. Czy taka sytuacja jest dopuszczalna?

Nie ma przeszkód, aby jednostka, która chce przekazać prowadzenie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego, dokonała tego w ciągu roku obrotowego.

Przepisy ustawy o rachunkowości przewidujące możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 11 ust. 2 ww. ustawy) nie wskazują, iż przekazanie to musi nastąpić z początkiem roku obrotowego.

Należy jedynie pamiętać, iż w takim przypadku (tzn. gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu) kierownik jednostki zobowiązany jest:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Zawiadomienie o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazane jest przy tym sporządzić w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał należy przekazać do urzędu skarbowego, a kopię z potwierdzeniem przyjęcia przez urząd skarbowy zachować dla siebie.

Obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o prowadzeniu ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe wynika również z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm.). Stosownie do art. 9 ust. 1 tej ustawy, podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizującego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Niezależnie jednak od tego czy przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego nastąpi w ciągu roku obrotowego, czy też z początkiem następnego, fakt ten nie może wpłynąć na ciągłość prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki. Przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy bowiem stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne (art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Na jakiej podstawie dane księgowe jednostki (za okres od początku roku do momentu przekazania prowadzenia ksiąg) zostaną wprowadzone do programu księgowego biura?

Aby biuro rachunkowe mogło wprowadzić do wykorzystywanego przez siebie programu księgowego dane jednostki za okres od początku roku do momentu przekazania prowadzenia ksiąg, jednostka zobowiązana będzie do przekazania mu zestawienia obrotów i sald za ten okres.

Na podstawie powyższego zestawienia biuro rachunkowe wprowadzi do swojego programu salda początkowe (bilans otwarcia na początek bieżącego roku) i obroty poszczególnych kont (powstałe w wyniku księgowań w okresie od początku roku do momentu przekazania prowadzenia ksiąg).

Czy możliwe jest prowadzenie ksiąg rachunkowych przez biuro na programie i komputerach jednostki do czasu zamknięcia roku obrotowego?

Tak. W przypadku powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych wyspecjalizowanej jednostce w ciągu roku, nic nie stoi na przeszkodzie, aby do końca roku obrotowego jednostka ta (w tym przypadku biuro rachunkowe) prowadziła księgi jednostki w jej siedzibie, wykorzystując do tego jej komputery i jej program finansowo-księgowy.