Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (305) z dnia 1.09.2011

Zwrot nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe po zmianach przepisów

Jak ująć w księgach rachunkowych operacje gospodarcze związane z rozliczeniem nadpłaconych składek ZUS i ich zwrotem pracownikowi? Czy w ostatnim czasie zmieniły się zasady dokonywania zwrotu nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe?

Zasady dochodzenia zwrotu nienależnie opłaconych składek ZUS obowiązujące od 20 lipca 2011 r.

W myśl przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.), dalej zwanej ustawą o sus, płatnik składek nalicza i opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru nieprzekraczającej kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu (osiągnięciu) tego limitu zaprzestaje on naliczania i opłacania składek na te ubezpieczenia.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone po przekroczeniu limitu są nienależne i podlegają - na podstawie art. 24 ust. 6a ustawy o sus - zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek.

Począwszy od 20 lipca 2011 r., ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (art. 24 ust. 6b ustawy o sus). Oznacza to, iż obecnie ZUS zawiadamia płatnika, jeżeli nadpłata, która może być zwrócona, wynosi więcej niż 8,80 zł. Przed 20 lipca 2011 r. ZUS informował płatnika o kwocie nadpłaty, jeżeli stanowiła ona więcej niż 5% najniższego wynagrodzenia, czyli więcej niż 760 zł × 5% = 38 zł.

Po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, płatnik składek może złożyć wniosek o ich zwrot. W obecnym stanie prawym nie ma już wymogu składania wniosku o zwrot nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia z ZUS o kwocie nadpłaty (wymóg ten obowiązywał do 19 lipca 2011 r.).

Ponadto od 20 lipca 2011 r. została wprowadzona instytucja przedawnienia nadpłaty podlegającej zwrotowi i zawieszenia biegu przedawnienia. Na podstawie nowego art. 24 ust. 6g ustawy o sus, nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 10 lat, licząc od dnia:

• otrzymania zawiadomienia z ZUS o nadpłacie,

• opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia z ZUS.

Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku o zwrot. Jeżeli w tym terminie nie zostaną zwrócone, podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Ewidencja księgowa zwrotu nienależnie opłaconych składek ZUS
 

Niezależnie od tego czy pracodawca (pytająca jednostka) wystąpi o zwrot składek, czy też zostaną one zaliczone na poczet zaległych bądź bieżących składek - zobowiązany jest on zwrócić pracownikowi nienależnie potrącone z jego wynagrodzenia składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przy czym nadpłatę powinien pomniejszyć o niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne, a także - z uwagi na to, że zwracana kwota stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy - o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Od zwracanej pracownikowi kwoty pracodawca nie nalicza składek na ubezpieczenia społeczne.

Przy obliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne należy pamiętać, aby stosować stawkę obowiązującą w roku, za który dokonywana jest korekta składek.

Z kolei przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych stosuje się stawkę podatkową wynikającą ze skali podatkowej obowiązującej w roku, w którym dokonuje się zwrotu nadpłaty - przychód ze stosunku pracy powstaje bowiem w miesiącu zwrotu nadpłaty pracownikowi. Tak obliczoną zaliczkę pomniejsza się następnie o całą niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne (z tym, że w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru tej składki).

W ewidencji księgowej korekta nadpłaconych składek ZUS ujmowana jest w roku, w którym uzyskano informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.