Elektroniczny obieg i kontrola dokumentów a ustawa o rachunkowości

Zamierzamy wprowadzić w naszej firmie elektroniczny obieg dokumentów. Kontrola merytoryczna i formalnorachunkowa dokumentów również będzie dokonywana elektronicznie, czyli na dokumencie fizycznie nie będzie żadnych podpisów ani szczegółowego opisu, bo wszystkie te dane będą znajdowały się w systemie informatycznym. Czy takie rozwiązanie jest zgodne z ustawą o rachunkowości?

W pytaniu zawarto zbyt mało danych, aby stwierdzić czy przyjęte przez pytającą jednostkę rozwiązanie jest zgodne z ustawą o rachunkowości. W naszej ocenie nie jest istotna sama technika dokonywania zapisów księgowych, tj. ręcznie, czy przez użytkowane systemy informatyczne. Elektroniczny obieg dokumentów będzie zgodny z ustawą o rachunkowości wtedy, gdy przyjęty system informatyczny służący do rejestrowania dowodów księgowych będzie spełniał wymagania określone ustawą o rachunkowości, dotyczące tych dowodów (art. 21 ust. 1 ustawy) oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zawarte w art. 20 ust. 5 ustawy.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi" (por. art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Dowody księgowe powinny być rzetelne, to znaczy zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych oraz zawierające co najmniej (zob. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości):

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych wymienionych w ww. pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (por. art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).

Obowiązek dokumentowania zapisów w księgach rachunkowych wynika z art. 20 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości. W świetle art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Zapisy takie mogą również wystąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg rachunkowych dokumentów elektronicznych będących dowodami księgowymi.

Uwaga: Aby dokument elektroniczny stanowił dowód księgowy, powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1, przy uwzględnieniu uproszczeń zawartych w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości.

Należy jednak pamiętać, że zapisy wprowadzane automatycznie do ksiąg rachunkowych w systemie finansowo-księgowym (FK) przyjmuje się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeśli spełniają co najmniej następujące warunki:

1) podczas rejestrowania uzyskają trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2-4 ustawy,

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie i modyfikację,

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Wszystkie dokumenty źródłowe przed ich zaksięgowaniem powinny być poddane szczegółowej kontroli, to znaczy sprawdzane i dekretowane. Kontrola ma na celu ustalenie prawidłowości samych dokumentów oraz operacji gospodarczych ujętych w tych dokumentach. Każdy dowód księgowy powinien być poddany kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej oraz zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach.

Sposób tej kontroli i dekretacji, jak również szczegółowe ich procedury ustala jednostka samodzielnie.

Ponadto, zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiącym załącznik do uchwały nr 5/10 z dnia 13 kwietnia 2010 r. (Dz. Urz. Min. Fin. nr 6, poz. 26), ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych. Niemniej jednak zasady te nie mogą wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości.

Stosownie do art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przyjęty przez jednostkę sposób sprawdzania dokumentów księgowych oraz ich kwalifikacji do ujęcia w księgach powinien być zatwierdzony przez kierownika jednostki i opisany w polityce rachunkowości.