Ewidencja księgowa rocznej korekty ZFŚS

W jaki sposób przebiegać będzie ewidencja księgowa korekty odpisu na ZFŚS?

Dokonywana na koniec roku korekta rocznego odpisu na ZFŚS (w związku ze zmianą stanu zatrudnienia) może spowodować zwiększenie bądź zmniejszenie kosztów działalności operacyjnej jednostki i odpowiednio zwiększenie bądź zmniejszenie stanu ZFŚS, którego ewidencja prowadzona jest na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Co ważne, w ślad za korektą kosztów działalności operacyjnej jednostka zobowiązana jest dokonać przelewu środków pieniężnych z rachunku podstawowego na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS (w razie zwiększenia rocznego odpisu) lub z rachunku bankowego funduszu na rachunek podstawowy jednostki (w razie zmniejszenia rocznego odpisu).

Ewidencja księgowa korekty rocznego odpisu podstawowego na ZFŚS może przebiegać następującymi zapisami:

Zwiększenie odpisu na ZFŚS
(korekta związana ze zwiększeniem
stanu zatrudnienia)

Zmniejszenie odpisu na ZFŚS
(korekta związana ze zmniejszeniem
stanu zatrudnienia)

1. Zwiększenie kosztów podstawowej działalności operacyjnej oraz odpisu na ZFŚS:

– Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne
i inne świadczenia" lub konto zespołu 5,
– Ma konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych".

1. Zmniejszenie kosztów podstawowej działalności operacyjnej oraz odpisu na ZFŚS:

– Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych",
– Ma konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne
i inne świadczenia" lub konto zespołu 5.

2. Przelew środków pieniężnych z rachunku podstawowego (bieżącego) na rachunek ZFŚS:

– Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy
wyodrębnionych środków ZFŚS",
– Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

2. Przelew z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący jednostki:

– Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
– Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy
wyodrębnionych środków ZFŚS".

Warto przy okazji podkreślić, iż w świetle przepisów podatkowych wycofanie środków z rachunku ZFŚS w następstwie rocznej korekty odpisu na ZFŚS nie jest warunkiem koniecznym do zmniejszenia kosztów podatkowych. W rezultacie, dokonując korekty odpisu za 2015 r., zmniejszenia kosztów podatkowych należy dokonać w 2015 r., nawet jeżeli zwrot nadwyżki odpisu nastąpi w 2016 r.

Natomiast w przypadku dokonywania korekt zwiększających wysokość odpisu istotna jest kwestia przepływu środków pieniężnych na rachunku bankowym. W razie wpłaty na rachunek ZFŚS kwoty zwiększającej odpis za 2015 r., np. w styczniu następnego roku podatkowego, środki te będą kosztem podatkowym w 2016 r.

Przykład

I. Założenia:

W jednostce tworzącej ZFŚS na początku roku zaplanowano zatrudnienie na poziomie 80 osób w przeliczeniu na pełne etaty (w normalnych warunkach pracy). Podstawowy odpis na ZFŚS w 2015 r. wynosił zatem: 1.093,93 zł × 80 etatów = 87.514,40 zł. Przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) przedstawiało się następująco:

	*Miesiąc*												*Suma stanów*
	I	II	*III*	IV	V	VI	*VII*	*VIII*	IX	X	XI	*XII*	*Suma stanów*
Przeciętna liczba zatrudnionych	80	80	80	80	80	74	74	74	74	76	76	76	924

Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.

II. Ustalenie rocznej korekty odpisu na ZFŚS:

1. Przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym:

924 : 12 miesięcy = 77 etatów.

2. Zmniejszenie kosztów i stanu ZFŚS na koniec grudnia:

(80 etatów – 77 etatów) × 1.093,93 zł = 3.281,79 zł.

III. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK – zmniejszenie kosztów podstawowej działalności operacyjnej oraz odpisów na ZFŚS	3.281,79 zł	85-0	40-5
oraz równolegle	3.281,79 zł	49	55
2. WB – przelew środków z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący	3.281,79 zł	13-0	13-5