Zasady ewidencji leasingu operacyjnego w świetle ustawy o rachunkowości i wyjaśnień KSR nr 5

Miesięczne raty z tytułu leasingu operacyjnego odnoszone są zazwyczaj w księgach rachunkowych korzystającego w ciężar kosztów działalności operacyjnej na bieżąco (jednorazowo) na podstawie otrzymywanych faktur. Jeśli jednak jednostka zdecyduje się na stosowanie postanowień Krajowego Standardu Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (KSR nr 5), to opłaty podstawowe (wraz z opłatą za zawarcie umowy i opłatą wstępną) zalicza do czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów i rozlicza w czasie przez okres trwania umowy.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje szczegółowo zasad ewidencji leasingu w księgach rachunkowych, powinny one zostać określone w polityce rachunkowości danej jednostki. W praktyce w przypadku leasingu, który jest bilansowo i podatkowo umową leasingu operacyjnego, opłaty podstawowe (miesięczne) odnosi się w koszty podstawowej działalności operacyjnej na bieżąco według otrzymywanych faktur. Analogicznie ujmuje się opłaty podstawowe, w przypadku gdy jednostka skorzystała z uproszczenia zawartego w art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości i umowę spełniającą warunki umowy leasingu finansowego zakwalifikowała według zasad określonych w przepisach podatkowych.

Miesięczne raty z tytułu leasingu operacyjnego korzystający (leasingobiorca) może ujmować w księgach, na podstawie otrzymanej od finansującego (leasingodawcy) faktury, zapisem:

a) wartość brutto zobowiązania wobec leasingodawcy:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
lub 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) zaliczenie opłaty leasingowej w ciężar kosztów:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast opłatę wstępną i inne opłaty uiszczane przed rozpoczęciem umowy leasingu korzystający ujmuje jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (konto 64-0) i rozlicza w czasie przez okres trwania umowy. Przy czym, jeśli wymienione opłaty w ocenie jednostki nie są istotne, to może ona, na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, skorzystać z uproszczenia i odstąpić od rozliczania tych opłat w czasie.

Należy przy tym podkreślić, iż szczegółowe rozwiązania w zakresie ewidencji i rozliczania umów leasingowych zawiera KSR nr 5, którego stosowanie umożliwiają jednostce przepisy art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości. W świetle powyższego standardu, korzystający zalicza opłaty z tytułu umowy leasingu operacyjnego, tj. opłatę za zawarcie umowy, opłatę wstępną, opłatę podstawową w zależności od celu użytkowania przedmiotu leasingu:

1) w razie stosowania porównawczego rachunku zysków i strat - w ciężar kosztów działalności operacyjnej lub pozostałych kosztów operacyjnych,

2) w przypadku stosowania kalkulacyjnego rachunku zysków i strat - do kosztów wytworzenia, w ciężar kosztów zarządu lub sprzedaży bądź do kosztów pozostałej działalności operacyjnej.

Z treści pkt IV.1-IV.4 KSR nr 5 wynika, iż opłatę podstawową, opłatę za zawarcie umowy (manipulacyjną) oraz opłatę wstępną (inicjalną) zalicza się do czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów i rozlicza przez okres trwania umowy. Wymienione wyżej opłaty ustala się metodą liniową, w jednakowej wysokości i zalicza równomiernie do kosztów poszczególnych miesięcy lub kwartałów objętych okresem leasingu. Korzystający może podzielić opłaty leasingowe na poszczególne okresy sprawozdawcze także w inny sposób, lepiej odzwierciedlający rozkład w czasie korzyści czerpanych z użytkowania przedmiotu umowy (pkt IV.1 KSR nr 5).

Zwracamy przy tym uwagę, iż korzystanie ze wskazówek zawartych w krajowych standardach rachunkowości jest prawem, a nie obowiązkiem. Jeśli jednostka zdecyduje się na stosowanie postanowień KSR nr 5, powinna to wskazać w swojej polityce rachunkowości.