Ewidencja płatności za zakupione materiały firmową kartą

Spółka posiada rachunek bankowy, do którego prezes firmy dostał kartę. W jaki sposób księgować zakupy np. materiałów, za które płatności dokonał kartą? Czy zobowiązanie ujmować na koncie rozrachunkowym z dostawcą, czy na koncie rozrachunkowym z prezesem? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1057370)

Zobowiązania, które zostały opłacone kartą płatniczą, uznawane są generalnie za uregulowane. Z tego względu nie ma konieczności rozliczania takich płatności poprzez konto rozrachunków z dostawcami. Jednostka może taką płatność zaksięgować bezpośrednio na koncie rozrachunkowym z prezesem firmy.

Każda jednostka we własnym zakresie dokonuje wyboru sposobu ewidencji i rozliczania płatności dokonywanych za pośrednictwem firmowych kart płatniczych, dając temu wyraz w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.). Płatności takie mogą być ewidencjonowane za pośrednictwem np. konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze", konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Płatności kartami) lub konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem, wspólnikami, prezesem z tytułu płatności kartami). Przyjmuje się bowiem, że w wyniku zapłaty dokonanej kartą płatniczą zobowiązanie wobec kontrahenta jest już uregulowane w dniu zakupu. Fakturę za firmowe zakupy, opłaconą kartą płatniczą, księguje się w takim przypadku zapisem:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 13-9 lub konto 23-4 bądź konto 24,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto

- Wn różne konta,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W zasadach (polityce) rachunkowości można również zapisać, że zobowiązanie - mimo jego uregulowania - jest wstępnie na podstawie otrzymanej faktury księgowane na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami". Taki sposób ewidencji jest zasadny szczególnie wtedy, gdy zakupy dotyczą większych dostaw (czyli są to wartości istotne). Wówczas w celach kontrolnych warto transakcje te ewidencjonować w korespondencji z kontem 21. Chodzi tu o ewentualne rozliczenia niezgodności dostawy z zamówieniem, reklamacje czy uzgodnienia sald z kontrahentem.

Niezależnie jednak od przyjętego sposobu księgowania na koncie rozrachunków z dostawcą nie powinno figurować w związku z taką płatnością saldo. Dlatego gdy jednostka zobowiązanie ujmuje na koncie 21, to pod datą zapłaty kartą kwotę tego zobowiązania należy wyksięgować z konta 21 zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 13-9 lub konto 23-4 bądź konto 24.

Przykład

Założenia

W dniu 11 stycznia 2017 r. prezes spółki z o.o. zakupił materiały biurowe do firmy. Wartość brutto materiałów na podstawie faktury wynosiła 265,68 zł (w tym VAT naliczony podlegający odliczeniu 49,68 zł).
Zapłaty za zakupy dokonano firmową kartą płatniczą. Bank obciążył firmowy rachunek bankowy w dniu 12 stycznia br.
Jednostka ujmuje koszty tylko na kontach zespołu 4.
Przy kwotach nieprzekraczających 500 zł zakupy opłacone kartami płatniczymi księgowane są bezpośrednio na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki".

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za zakupione materiały biurowe:
a) wartość brutto	265,68 zł		24
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	49,68 zł	22-2
c) wartość netto	216,00 zł	30
d) zarachowanie do kosztów wartości materiałów:	216,00 zł	40	30
2. WB - obciążenie rachunku firmowego kwotą opłaconą kartą płatniczą:	265,68 zł	24	13-0